E-DEĞİŞİM VE DÖNÜŞÜM SÜREÇLERİNDE ALIŞKANLIKLAR
Bilgi ve iletişim teknolojileri her geçen gün inanılmaz bir hızla gelişmektedir. Bu hız bilgi çağına geçişte, insanların oldukça zor geçiş dönemleri yaşamasına neden olmaktadır. Artık önüne “e-…” koyduğumuz “e-…” dediğimiz zaman akla bir sürü kurum ve kavramlar gelmektedir. e-kavramına giren her husus bilginin e-dünyaya geçtiğini müjdelemektedir. Tabiatıyla da e-belge, e-doküman, e-dosya, e-arşiv kavramları artık daha fazla hayatımıza girmektedir. (bu hususun ne getirip ne götüreceği bahs-i diğer bir tartışma konusudur)
Ancak kağıdın yaklaşık 3000 yıllık serüveninin sanal dünyada son bulacağı ümidi ve gerekçesi ile e-kavramına geçiş tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de yapılan çalışmalar her geçen gün daha da artmaktadır. Her gün binlerce belge, belgeye dayalı bilgi üreten kurumların, e-belgelerini, e-bilgilerini güvenli bir şekilde üretmesi, güvenli bir şekilde iletmesi, güvenli bir şekilde yönetmesi ve saklaması, istediğinde güvenli bir şekilde zaman ve mekan bağımsız olarak ulaşması artık hayati önem taşır hale gelmiştir.
E-dünyaya geçiş sürecinde kişiler ve kurumlar da bir dizi değişim ve dönüşüm yaşamak durumudunda kalmaktadırlar. Bu değişim ve dönüşün bir kısmı alışkanlıklarla ilgili, bir kısmı mevzuat, bir kısmı standartlar, bir kısmı teknolojik gelişme ve avantajlarla ilgilidir. Her konuda olduğu gibi e-değişim ve dönüşüm sürecinde de resmi bir yakından bir de uzaktan bakabilmek gerekmektedir. Mesele e-fil tarif etmek değildir ki tuttuğumuz yerinden bu bir e-fildir diyelim. Bu değişim ve dönüşüm süreçleri ana hatları ile şunlardır.
Birincisi kurum ve kuruluşların e-belgeyi üretim sürecinden nihai tasfiye sürecine kadar bir dizi yeni alışkanlıklar ve yetkinlikler kazanması gerekmektedir. Kurumların ve kişilerin bu alışkanlıklar kazanması e-dönüşüm sürecin en temel yetisini oluşturmaktadır.
İkincisi ise daha çok yatırım/alt-yapı gibi kavramlarla oluşturulan parçadan bütüne ve/veya bütünden parçaya makine, ekipman, bilgi üretim ve iletim teknolojileri, yazılımlar bileşenlerinin temin edilmesi , sürekli ve etkin yönetilmesi sürecidir.
Üçüncüsü ise ekipman ve teknolojik parça ve yazılımların etkin, doğru kullanımı için eğitim süreçleridir.
Dördüncüsü ise geçiş süreci yönetimidir, her ne kadar geçişte erken davranma avantajını kullanmış olsanız bile başkalarının da bu süreci tamamlamış olmasını beklemek durumundasınız. Malum teknoloji eş değeri ile kaimdir. (bu hususta ülkemizde bir dizi birbirini takip eden eylem planları, standartlar ve mevzuat değişikliklerine gidilmektedir.)
Beşincisi ise kurum ve kuruşların mevcut belge, dosya, arşiv yapılarıdır. Bu süreç içerisinde kağıda ve materyale dayalı mevcut bilgi-belge yapılarının dijitalleştirilme süreçleridir. Mevcut belge-arşiv yapılarını dijitalleştirmeden (standartlara uygun) e-dönüşümü sağlıklı, bütünlüklü, sürdürülebilir kılmak nerede ise imkansızdır.
Altıncı husus ise kurum ve kuruluşların mevcutta kullandıkları uzman alanlı teknolojik alet ve ekipmanlar, yazılımların hem yeni kurulacak olan e-dönüşüm alt yapısına uygun hale getirilmesi hem de paydaşlarında kullanılan e-dönüşüm süreci ile ilgili yazılımlarda entegrasyon cürecidir. Her ne kadar günümüzde yazılım teknolojisinin gelişmesi ile bu süreçler kolayca entegre edilebilir görünüyor ise de bu süreç eğer bilgi ve barındırdığı belge ve arşiv yapısının doğru bir standardı olmadan hazırlanmış ise ciddi problemlere neden olmaktadır.
Yedinci husus ise sürdürülebilirliktir. Çünkü mesele yanlızca günlük belge ve bilgilerin işlenmesi değil geriye ve ileriye dönük haklar, yeterlilikler, yetkinlikler, aktarılabilirliklerin oluşturulması sürecidir. Burada yaşanacak kayıp ve/veya kayıpların nelere mal olacağını şimdiden kestirmek mümkün değildir.
Sekinci husus ise güvenlik yapısının oluşturulmasıdır. Her ne kadar fiziki güvenlik yapılarında da bir dizi yapısal sorunlar var ise de e-dönüşümde bu sorunların en başında kolayca kopyalanabilirlik ve yetkisiz müdahaleler ve ekipman ve yazılımların çökmesi, destek verilememis, eskimesi gibi devasa sorunlar yaşanabilir.
e-dönüşüm bilgiyi ve belgeyi paylaşmadaki kolaylık ve hızı günümüzde var olmanın ilerlemenin ve gelişmenin en temel unsurlarından biri haline gelmişitir. Bu durumu bir anda hiçbir planlama yapmadan ani bir kararla aşmak nerede ise imkansızdır. İnsani unsurlar ve teknolojik unsurların ahengini ve sürdürülebilirliğini sağlamadıkça geniş ve uzun perspektifler ortaya koymak yazedce yazılı birkaç cümleden ibaret kalır. Tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de bir çok projenin bir süre sonra çöpe gittiğini görmekteyiz. Görünen odur ki önce bir takım süreçlerin yaşanması, kurum ve kuruluşların belirli alışkanlıklar kazanması, bu süreç alışkanlıkları kazanırken mevzuatın güncelliği, standartların uygulanabilir olması, yeni ve yenilikçi davranış modellerinin anlamlı ve uygulanabilir olması gerekmektedir. E-dünyada var olabilmenin nirengi noktasının basitleştirilmiş, uygulanabilir, sürekli ve güvenli ortamların herkes tarafından kullanmasıdır. Gözümüzü açıp e-fili hızlı, tam ve herzaman görelim ve görmeye devam edelim.