ARŞİV FİZİBİLİTE ÇALIŞMALARI
Kurum ve Şirketlerin, fizibilite raporunu hazırlıyoruz. Deneyimli kadromuzla arşiv proje planını çıkarıyoruz.
FİZİKİ ARŞİV FİZİBİLİTE ÇALIŞMALARI
• Arşivin fiziki yapısı ve yeterlilik durumu,
• Standartlara uygunluk değerlendirmesi,
• Birimlere göre dosya adetleri,
• Dosya türlerine göre sayıların belirlenmesi,
• Dosya ve belge diplomasisinin analizi,
• Düzenleme kriterlerinin ilgili birim ile belirlenmesi,
• Dosya türlerine göre bütüncül çözüm (Eski yıllar ve yeni yıllarda farklı arşivlenmiş malzemenin ortak düzenleme kriteri analizi)
• Yasal saklama sürelerine göre dosya türlerinin belirlenmesi ve mevzuat referanslarına uygun raporlandırılması,
• Tasnif sistemleri ve bütünleyici arşiv düzeninin kurulması için tüm yönleriyle analiz çalışması,
• Kullanım sıklığına ve saklama sürelerine göre arşiv uygulama planı,
• İşletmenin talep edeceği diğer konu başlıkları
Projelerin kaliteli ve sonuç odaklı olması için; süreç başlamadan fizibilite çalışması yapılmalı, işletmenin taleplerinin net olarak belirlenmesi gerekir.
DİJİTAL ARŞİV FİZİBİLİTE ÇALIŞMALARI
• Kullanım sıklığına göre dijitalleştirilecek dosyaların ve belgelerin tespiti,
• Kullanım sıklığı olmayan ve imha edilecek malzemelerin tespit edilmesi,
• İşletmeye en uygun dijitalleştirme projesinin tespiti için birimlerle görüşmeler,
• Birim görüşmelerinde talep edilen isteklerin raporlandırılması ve standartlara uygunluğunun analiz edilmesi,
• Dijital Arşiv Yönetim Otomasyonu ihtiyacının belirlenmesi,
• Dijital ortama aktarılacak belge ve proje adedi.
• Dosya niteleme derecesi ve alanlarının tespiti,
• Belge grup ve türlerine göre tarama standardının belirlenmesi,
• Belge ve belge grup yapılarına uygun indeks alanlarının belirlenmesi,
• Dosyanın yapısına uygun dijital dizi pusulasının belirlenmesi,
• Örnek uygulama ve Kick off (Proje Başlangıç) Toplantısı ile yönetime kapsamlı sunum yapılması,,
• Dijital Arşiv Standartları Teknik Doküman Hazırlığı,
• Dijitalleştirme sürecinden sonra EBYS ile entegrasyon ihtiyaç analizi,
• Kullanıcı rolleri ve arşiv yetkilendirme süreçlerinin analizi ve raporlandırılması,
