ARŞİVLERDE SAYISALLAŞTIRMA İŞLEMLERİ

Arşivlerde sayısallaştırma yada diğer bir ifade ile dijitalleştirme işlemleri arşivlik malzemenin üzerinde bulunduğu ortamlarla doğrudan ilişkilidir.

Genel kabul gören kanaate göre arşivlik malzeme kağıt üzerinde bulunur. Gelişen teknoloji ile birlikte kağıt ortamda bulunan evrak göz ile okunur. Ancak bilgisayarda resim görüntüleme, içerik sorgulama, kelime arama gibi işlemlerin yapılması için uygun tarama araçları(scanner) ile önce resim ortamına alma ve gerektiğinde, kullanım ihtiyaçlarına göre optik karekter tanıma sistemi (OCR) dan geçirilmesi işlemidir.

Bu yönteme hybrit yöntem adı verilmektedir. Hybrit yöntemde manuel yada yarı manuel sistemlerin dijital teknolilerle uyumlu hale getirilmesi işlemidir.

Kağıt dışındaki malzemelerin de aynı şekilde dijitalleştirilme işlemlerinden geçirilmesi gerekir. Çünkü teknolojideki gelişmeler ve günlük kullanım ihtiyaçları her geçen gün farklı boyutlar kazanmaktadır. Bundan 20, 30 yıl önceki plaklar, kasetler, WHS’ler artık harddisklerde, harici disklerde, sunucularda(serverlerde) hatta sanal sunucularda bulunmaktadır.

Günlük iş ve işlemlerimizde bilgisayar ve yazılım teknolojisi hayatımızın her noktasına girmiştir. Yüz yılın başında ortasında ve sonlarında uzmanların söylediği gibi bilgisayarlar ve yazılım teknolojileri kağıt ve manuel sistemlerin kullanımını ortadan kaldırmak yerine daha çok üretilmesini ve kontrol edilemez yığınlar haline gelmesini sağladı.

Örneğin bir kurumada resmi evrakla bir işimiz olduğunda önce kurum gerekli bilgileri bilgisayar ortamındaki yazılama girer, ardından da çıktısını (print) yapıp imzalayıp bizim elimize tutuşturur. Bir nüshası da arşive kaldırır. Bu durumda hem vatandaşın hem de kurumun elinde kağıt ortamda belge oluşur. Sonrada ıslak imzalı versiyonunun sayısallaştırılması gerekir. Ki vatandaş tekrar geldiğinde ve/veya yasal durumda kullanıma hazır bulunsun. (Ya da kurum e-imza kanunundan sonra belgeyi e-imzalı olarak saklasın.)

Sayısallaştırılmada dikkat edilecek hususlar

Teknolojinin gelişmesi bir çok yazılım, bir çok alet ve ekipmanı beraberinde getirmektedir. her üretici kendi ürettiği ürünün en kaliteli ve en uygun olduğu vurgusu ile piyasa yapmaktadır. Bu durum standartlaşma ihtiyacını doğurmuştur.

Türkiyede dijitalleştirme için 13298 sayılı standart yürürlüktedir. Bu standart arşivlik malzemenin sayısallaştırılması hususunda bazı asgari şartlar ön görmektedir. Bu standardın yakalanabilmesi için ise kullanıcıların arşivlik malzemeyi ele alırken bazı hususlara dikkat etmesi gerekmektedir. Bunları ana hatları ile ikiye ayırabiliriz. Dış analizler ve iç analizler.

Dış analiz olarak. Malzemenin cinsi, türü, ebatı, miktarı, taraycının teknik özellikleri, kullanım amacı, hangi ebat malzemeyi dijitalleştirebileği gibi hususlara bakılabilir.

İç analizler olarak ise, malzemeyi sayısallaştırmadan amaç, bilgisel boyutu, sayısallaştırma kalitesi, çözünürlük, görüntüleme, tekrar yazdırma ihtimali, indeks alanları, optik karekter okuyucu kullanım ihtiyacı, saklama format seçimi (tiff, jpeg, pdf, epub vb.) kullanım nüshası ve mastır(ana) nüsha, kodlama sıralaması gibi unsurlar dikkate alınmalıdır.

Bir de bu sayısallaştırma denilince ortak literatürden beslenen veri sayısallaştırması ve haritaların sayısallaştırılması konusu vardır. her üç konu da ayrı ayrı uzmanlık ve çalışma şekil şart ve yöntemleri gerektirmekle birlikte hepsinin temel amacı fiziken daha çok yer kaplayan materyali teknolik uygun altyapı ile dijital ortamda tutup istenilen miktarda içeriğinin yönetilmesidir.

Savaş SONGUR

8 Şubat 2018