FİZİKSEL ARŞİV HİZMETLERİ
Arşiviz; idari, hukuki, mali ve kurumsal değeri olan yasal olarak muhafaza ettiğiniz her türlü yazılı, görsel, işitsel, belgelerinizi standartlara uygun düzenliyoruz.
Fiziksel arşivin düzenli tutulmasının en önemli sebebi, bilgi ve belge kaybını önlemektir. Ayrıca bilgi ve belge alışverişinin kesintisiz sürdürülebilmesi, gereksiz ve düzensiz evrak yığınlarından kurtularak mekandan tasarruf sağlama gibi birçok avantajı olacaktır. Fiziksel arşiv konusundaki tecrübelerimiz ve referanslarımızla sizin için en ideal arşiv düzenini kuruyoruz.
Dosyalarınızı niteliğine, tarihine ve bütünlüğüne göre düzenliyoruz. Tasnif işlemi sırasında yasal saklama süresi dolmuş dosyalarınızı tespit ediyor, ayıklama ve imha listelerini sunuyoruz. Düzenli arşiv sayesinde ihtiyaç duyduğunuz dosya ve evraklara kolay erişebileceksiniz.
DÜZENLİ FİZİKSEL ARŞİVİN AVANTAJLARI
• Arşiv malzemesinin alternatifli koruması,
• Standartlara uygun arşive düzenine sahip olma,
• İhtiyaç duyulan belge ve bilgiye en kısa sürede ulaşma,
• Belge ve bilgi alışverişinin hızlı ve kesintisiz sürdürülmesini sağlama,
• Belge ve bilgileri mümkün olan en az maliyetle sunma,
• SDP ve SP Uyumlu bir arşive sahip olma,
• Arşiv mekanını gereksiz ve düzensiz evrak yığınlarından kurtarma,
• Ayıklama işlemlerini yapma ve imha edilecek malzeme listelerini güncelleme,
• Arşiv malzemesini uygun şartlarda saklama,
• Birimlerden kurum arşivine devredilecek malzemelerin koordinasyon halinde yapılmasını sağlama,
• Devlet Arşivlerine gönderilecek (Kamu Kurumları için) malzemelerin tespiti ve devir işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlama.
FİZİKSEL ARŞİV DÜZENLEME SÜREÇLERİ
• Arşiv envanterinin oluşturulması,
• Tasnif işlemleri,
• Barkotlama ve Envanter işlemleri,
• Yasal saklama süresi dolan dosyaların ayıklanması ve listelenmesi,
• Dosyaların nitelenmesi ve veri girişlerinin yapılması,
• Mükerrer kayıtların birleştirilmes,
• Dosya değişimlerinin yapılması,
• Dosyaların kutulanması, dosya ve kutuların etiketlenmesi,
• Arşiv Yerleşim Planına uygun raflara yerleştirme,
• Arşiv raporlarının hazırlanması,
• (Arşiv Yönetim Sistemi) Otomasyonun kurulması ve otomasyon ile arşivin yönetilmesi,
• Eğitim ve Süreç Danışmanlığı.
