Kullanım sıklığı fazla olan, yasal saklama süreleri uzun olan belgelerin dijitalleştirilmesinde öncelikli olmasını önermekteyiz.
Belediyelerde; Meclis Kararları, İmar Dosyaları, Ruhsat Dosyaları, İK Dosyaları gibi hem uzun süreli muhafaza edilen hem de kullanım sıklığı fazla olan belgelerden başlanılması faydalı olacaktır.

– Dosya Düzenleme: (Tasnif, Niteleme, veri Girişi, Etiketleme, Adresleme) işlemlerinde dosya adedi,
– Belge Tarama: A3,A4,A5 Ebatlarındaki belgelerin taranmasında Sayfa adedi,
– İndeks ve OCR: Taranan her bir belgenin ve belge grubunun indekslenmesi isteniyorsa, sayfa adedi,
– Proje Tarama: A0,A1,A2 Ebatlarındaki belgelerin taranmasında Metre adedi,
– Ciltli Eser Tarama: Defter, Rapor vb. ciltleri sökülmeden taranması istemesi durumunda sayfa veya varak adedi,
– Otomasyon: Kurumsal Arşiv Kayıtlarının tutulduğu, dijitalleştirilen belgelerin yönetildiği, diğer otomasyonlarda üretine belgelerin de web servislerle aktarıldığı Kurumsal Arşiv Yönetim Otomasyonu,

Dosyanın provenasına uygun işlem yapılmalıdır. Dosya bağlantısı kurularak tarama işlemi gerçekleştirilmelidir. Yazışma klasörleri taranıyor ise, ilgili yazışma ve ekleri dikkate alınarak taranmalı, başka bir yazışmayla birlikte tek görüntü belgesi olarak taranmamalıdır.

Aynı klasör içinde bulunan meclis kararlarını, meclis karar numarasına göre taramak, birden fazla sözleşme olan klasörün içindeki sözleşmeleri de sözleşmeye göre taramak en doğru yöntemdir.

Bir kısım dijitalleştirme işlemlerinde, dosyanın içindeki tüm belgelerden zımbalar sökülmüş ve tek görüntü belgesi olacak şekilde taraması yapılmış işler bulunmaktadır.
Bu tür yapılan işlerde, tarama yapanlar, tarama sonrası belge bütünlüğünün korunması için evrakları asli düzenine uygun hale getirmedikleri için dosyanın iç yapısını bozmuş olduklarından, tekrar aynı dosyaların provenansa uygun taranmasını imkansız kılmışlardır.

Bu dosyaların içindeki yapının tekrar kurulması, dosyayı üretenler tarafından yapılması gerektiği için, bu tür personellerin arşiv dosyalarının içine girip, eski haline getirmeleri asli işlerini aksatacak veya böyle zahmetli bir işin yapılmasına sıcak bakmayacaklardır.

Bu tür provenansı bozulmuş ve standarda aykırı işlerin rehabilitasyonu için d-CoreGid Otomasyonunu geliştirdik ve müşterilerin hizmetine sunduk.

Rehabilitasyon çalışmasında dosyanın fiziki yapısının rehabilitasyonu yerine sıralı taranmış olan evrakların dijital ortamda konu ve ek ilişkisinin kurulması ile hata düzeylerini asgari seviyeye çekilmiş olacaktır.