0(216) 492 75 75
info@dijitalarsiv.com

d-CoreEBYS – Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Dijital Arşiv Belge Bilgi Teknolojileri A.Ş.YAZILIMLARd-CoreEBYS – Elektronik Belge Yönetim Sistemi
coreebys elektronik belge yönetim sistemi

d-CoreEBYS

Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Kamu ve özel sektör de yazışma, imza ve onay süreçlerinin elektronik ortamda yapılmasına olanak sağlayan ve firmamız tarafından geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemi otomasyonudur.

ebys elektronik belge yönetim sistemi

Belge ve bilginin elektronik ortamda üretilmesi, yönetilmesi, imzalanması, arşivlenmesini sağlayan d-CoreEBYS, kurum ve şirketler için önemli fırsatlar sunmaktadır..

güvenli evrak yönetimi

Sistem kullanıcıları evrak ve dosyalara, yetki ve güvenlik dâhilinde her an erişebilirler.

elektronik belge alma ve gönderme sistemi

Gelen ve giden evrakınızı elektronik alıp-gönderebilirsiniz (KEP entegreli).

elektronik evrak yönetimi

Rutin ürettiğiniz evrakı form ve şablon tasarımı ile daha hızlı iş sistemine dahil edebilirsiniz.

evrak ve yazışma sistemi

Standart yazışma kurallarını tüm kurumun içerisinde otomatik uygulayabilirsiniz.

d-coreebys elektronik belge yönetim sistemi altyapı

TEKNİK ALTYAPI

• Web Tabanlı Mimari
• Asp .Net Teknolojisi
• Tam Yönetilebilir Sistem
• İnternet & İntranet Uyumlu
• MsSQL Database
• SDP ve SP Uyumlu
• Windows, Mac, Linux, Mobil Uyumlu (responsive)
• LDAP ve ActiveDirectory Entegrasyonu
• Arşiv, ERP, ESP ile Tam Entegrasyon
• Geniş Web Servis İmkanı
• Donanım ile Uyumlu Çalışma (Tarayıcı, Yazıcı, Ribon vb.)
• Gelişmiş Yedekleme Sistemi

d-coreebys elektronik belge yönetim sistemi modüller

MODÜLLER

• İmza & Paraf Modülü ,
• Yazı Oluşturma Modülü,
• Gelen/Giden Evrak Modülü,
• Karar Modülü,
• Olur, Onay & Takrir Modülü,
• Bilgi Notu Modülü,
• Avans Modülü,
• Vekalet Modülü,
• Takip Modülü,
• Doğrulama Modülü,
• Yetkilendirme Modülü,
• Görüntüleme Modülü,
• SDP ve SP Uygulama Modülü,
• Arşiv Modülü,
• Devir & İmha Modülü,
• Takip Modülü,
• Raporlama Modülü,
• Gelişmiş Yönetim Modülü,
• Defter Modülü

Elektronik belge yönetim sistemi otomasyonu

%100 Web tabanlı uygulama. Mekândan ve zamandan bağımsız, İnternet ve İntranet ağınızdan güvenli erişim.

Sınırsız sayıda birim, seri, dosya, belge vb. işlemler tanımlanabilir ve yapılandırılabilir.

Mekan ve zaman bağımsız web browser üzerinden erişim imkanı bulunmaktadır.

E-yazışma standartlarına uygun tasarlanmış ve standartlara uygun geliştirilmiştir.

Kapsamlı yetkilendirme yapabilme özelliği; Rol, kişi, seri, dosya, evrak gibi gelişmiş yetkilendirme sistemi.

Uygulama içerisinde gömülü olarak bulunan OCR motoru ile (Fulltext Search) arama desteği.

LDAP ve Active Directory ile tam entegre çalışabilme özelliği.

Kullanıcı ara yüzünden otomasyonu yönetebilir, sürekli kullanılan modüller özelleştirebilir.

İşlemlerin hangi aşamada olduğunu ve süreç işlem takibini yapabilirsiniz.

Vekâlet ve Yetki Devir işlemlerini kolaylıkla gerçekleştirebilir, takip edebilirsiniz.

Doğrudan mail alt yapısı ile arşiv belgeleri, yetki dahilinde kullanıcılar tarafından, e- posta gönderilebilir. SMS altyapısı ile sistem üzerinden bilgilendirme yapılabilir.

SSL ve kod imzalama sertifikalarını içinde barındırmaktadır.

Uygulama üzerinden, her ekran için yardım dosyasına ulaşabilir ve başka bir uygulamaya gerek duymadan kullanabilirsiniz.

Tüm işlemler Gelişmiş Log Yönetimi ile yapılır. Tüm loglar kurumda kullanılan Log Yönetimi Yazılım’ına anlık olarak aktarılabilir özellikte tasarlanmıştır.

KEP ‘ten belge alma ve gönderme işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

Uygulamanın tasarımı responsive (ara yüz ortama göre değiştirebilme) özelliktedir.

Sistemde her belgeden örnek şablonlar oluşturabilirsiniz. Sıkça yapılan işlemlere dair zaman kaybının önüne geçebilirsiniz. Aynı zamanda kullanıcı ölçekli de şablonlar oluşturabilirsiniz.

Kurumunuza belge ileten kişi veya kurumların portal üzerinden sorgulama ve takibini sağlayabilirsiniz.

Sistemde kişisel veri sınıflarının belirlenmesi ve güvenli olarak saklanması ve kullanımı için mevzuata uygun belge ölçeğinde yetkilendirme ve kısıtlama yapılabilmektedir.

Eksik ve hatalı işlemleri reddetme işlemi yaparken, ilgiliye gerekçeli geri bildirim yapabilirsiniz.

Gizli ve çok gizli evraklarınızın mahremiyetini koruyabilir ve gönül rahatlığıyla sistem içinden yönetebilirsiniz.

Gelişmiş duyuru sistemi ile şirket içi ve tedarikçilerinize duyurularınızı iletebilirsiniz.

Tüm kamu kurum ve kuruluşları(detsis ile entegreli) ve tedarikçileriniz ile yazışmalarınız, sisteme otomatik olarak senkronize edilir.

Tüm Tedarikçileri sisteme otomatik olarak entegre edebilir ve yazışmalarınızı yapabilirsiniz.

Belge ve bilgi amaçlı kullanıcılar arası mesajlaşma yapabilirsiniz.

Kişiye özel belge gönderebilir ve gizliliğini sağlayabilirsiniz.

İçeriği aynı olan birden çok belgeyi seçerek tek bir işlemde imzalayabilirsiniz.

Onaylanan belgeleri arşive kaldırabilir ve gelişmiş yetkilendirme ve arama özellikleri ile belgelere erişebilirsiniz.

Kullanıcılar için özel klasörler oluşturabilir, belge tasnif işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

İşletmenizin Dosya Planlarını Sisteme aktarıp, dosya planı oluşturabilirsiniz.(Kamu kurum ve kuruluşlarında SDP) aktarılmaktadır.

Belgelerin postalanması için etiket basma ve fiyat oluşturma işlemlerini yapabilirsiniz.

Kullanıcılar için özel belge kategorileri açabilir ve oluşturabilirsiniz.

Onaya gelen belgeler üzerinde(imza almamış) dilediğiniz değişiklikleri yaparak onay sürecini devam ettirebilirsiniz.

Güvenlik ihtiyaçları nedeniyle farklı IP kuralları tanımlayabilirsiniz.

Belge içeriği dâhil, her alandan arama yaparak bilgi ve belgeye hızlı erişim

Belgelerin ve dosyaların yasal saklama süreleri sisteme aktarılabilir ve saklama planına uygun sistemin işletilmesini sağlayabilirsiniz.

Onay sürecinde yöneticilere (iletilmek istenen belgeleri, belgenin resmi eki ile beraber ) özel bilgi notlarınızı iletebilirsiniz.

Onaya sunduğunuz belge için karekod oluşturabilir, karekod okutulduğunda belge doğrulama sağlayabilirsiniz.

Onaya sunduğunuz belge için karekod oluşturabilir, karekod okutulduğunda belge doğrulama sağlayabilirsiniz.

d-DAYSİS Dijital Arşiv Otomasyonu ile d-CoreEBYS entegrasyonu sağlanabilmektedir.

İşletmenize gelen belgelerin hangi birimlere gideceğini belirlemek amacıyla onay ve dağıtım sürecini çalıştırabilirsiniz.

Kullanıcıların, e-imzası olmadığı durumlarda e-PARAF sürecini işletebilirsiniz.

Kullanıcılara birim veya sistem ölçeğinde rol tabanlı yetkiler verebilirsiniz.

Kullanıcılara sisteme girerken iki aşamalı kimlik doğrulama yaptırabilirsiniz.

İki aşamalı kimlik doğrulamada Google Authenticator kullanabilirsiniz.

Belge görüntüleme sırasında belge üzerinde yarı saydam filigran gösterilerek cep telefonu ile fotoğraf çekilmesini ve paylaşılmasını engelleyebilirsiniz.

Kurumsal kurallarınızı, yetki ve sorumluluk süreçlerinizi ve kısıtlamalarınızı sistemden oluşturabilirsiniz.

Fiziksel arşivinizi EBYS ile entegre edebilirsiniz.

Mobil imza işlemlerini IOS ve Android cihazlarla yapabilirsiniz.

Ürettiğiniz evraklarınız zaman damgası ile tescillenerek resmi akış süreçlerini tamamlamış olur.

Gelişmiş tarama modülü ile belgeleri hızlıca tarayarak sisteme dâhil edebilirsiniz.

Taranmış belgeleri gelişmiş OCR işleminden geçirebilirsiniz. Oluşturulan ve taranan evrakları otomatik olarak searchble pdf yapabilirsiniz.

Tüm modüllere ilişkin kullanıcı eğitimi, yardım dokümanı ve videolar tarafımızca hazırlanmakta ve müşterilere teslim edilmektedir.

Görev Takip Modülü.Sistem içerisinde belgelerle ilişkili veya ilişkili olmadan kişilere görev atayabilirsiniz.

Belgeler için kurallar oluşturarak, ilgili klasöre aktarma, diğer kullanıcılara iletme, SMS alma gibi birçok özelliği aktif hale getirebilirsiniz.

Kurumsal e-posta sistemi ile entegrasyon sağlayabilirsiniz.

Sistemde bulunan raporlar ile detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.

Sistemde bulunan raporlar ile detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.

d-CoreEBYS ‘yi Microsoft SQL Server ve ORACLE ile çalıştırabilirsiniz.

Onlarca SMS hizmet sağlayıcı ile yapılmış entegrasyon ile süreçlerin belirli aşamalarında SMS gönderimi yapabilirsiniz.

Onlarca FAX hizmet sağlayıcı ile yapılmış entegrasyon ile süreçlerin tamamlanması aşamasında FAX gönderimi yapabilirsiniz.

d-CoreEBYS’nin açık olmadığı durumlarda da kullanıcılara uyarılar gelmektedir.

d-CoreEBYS’nin açık olmadığı durumlarda da kullanıcılara uyarılar gelmektedir.

d-CoreEBYS’nin güncel web browserler için eklenti hazırlama ve entegrasyon desteği bulunmaktadır.

Belgelerin üst veri alanlarını kendiniz oluşturabilirsiniz. Her şablon için farklı alanlar oluşturarak örtük bilgiyi işlenebilir hale getirebilirsiniz.

Belgelerin üstverileri ile ilgili mantıksal koşullar oluşturarak yanlış bilgi oluşmasını engelleyebilir ve tüm kurumsal kurallarınızı uygulayabilirsiniz.

Giden evrakların gönderim türü dinamik olup, istenilen kadar gönderim türü tanımlayabilirsiniz.
(KEP, E-Posta, Kargo, Posta, Elden, Fax,)

Bilgi amacıyla akışa girmeden evrak veya not oluşturabilir ve kullanıcılara ulaştırabilirsiniz.

Sistem içerisinden dosya planları ve dosya saklama planlarının düzenlenebildiği gelişmiş yönetim modülü bulunmaktadır.
(Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Standart Dosya Planı ve Dosya Saklama Planına uygun, Özel şirketler için ise Şirket Dosya Planı ve Dosya Saklama Planına göre işlem yapılmaktadır.)

Sisteme kayıt edilen ve sistemde üretilen evrakların süreli olması sağlanmakta ve gelişmiş uyarı sistemi bulunmaktadır.

Yönetim Kurulu, Müteşebbis Heyeti vb.)kararları d-CoreEBYS üzerinden oluşturularak tüm ilgili imzacılara sunulabilmektedir.

Standart dışında bulunan evraklar için imza şablonlarını kendiniz düzenleyebilir ve akışa sunabilirsiniz.

Uygulama içinde bulunan unvan, birim grupları, başlık, pozisyon, makam, karar türü vb. alanların tamamı dinamik yapıya sahip olup çok kolay yönetebilirsiniz.

Evrak imza sırasında JAVA BAĞIMSIZ olarak çalışmaktadır. JAVA ya ihtiyaç duymadan kolay imza atabilirsiniz.

d-CoreEBYS’in arayüzünü kullanıcının kendi isteğine göre özelleştirebilirsiniz.

d-CoreEBYS, ilk sürümden itibaren TS 13298 sertifikasına uygun yazılmış ve geliştirilmiştir.