Genel Bakış2021-2022 eğitim-öğretim yılı itibarıyla 12.451 öğrenciye ev sahipliği yapan Altınbaş Üniversitesi, eğitimde mükemmeliyet vizyonunu operasyonel süreçlerine de taşımayı hedeflemiştir. Üniversitenin tüm kampüslerine yayılan fiziksel belgelerin güvenli, erişilebilir ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşturulması amacıyla kapsamlı bir Kurumsal Arşiv Projesi başlatılmıştır.
Zorluk ve İhtiyaçÇok kampüslü bir yapıya sahip olan üniversitede; öğrenci dosyalarından karar defterlerine, birim arşivlerinden genel arşive kadar uzanan devasa bir doküman yükünün yönetilmesi gerekiyordu. Bu belgelerin fiziksel olarak muhafazası hem operasyonel hızı yavaşlatıyor hem de belgelere anlık erişimi güçleştiriyordu.
Çözüm: d-DAYSİS ile Akıllı Arşiv YönetimiDijital dönüşüm stratejisi kapsamında, üniversite organizasyon yapısına tam uyumlu şekilde yapılandırılan d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Otomasyonu sisteme entegre edilmiştir. Proje süresince şu temel adımlar atılmıştır:
Kapsamlı Dijitalleştirme: Öğrenci dosyaları, genel arşive devredilen belgeler, kritik öneme sahip karar defterleri ve tüm birim arşivlerindeki materyaller profesyonel yöntemlerle dijital ortama aktarılmıştır.
İleri Teknoloji Kullanımı: Sisteme aktarılan tüm belgeler üzerinde OCR (Optik Karakter Tanımlama) işlemleri gerçekleştirilmiş ve belgeler tek tek indekslenmiştir. Bu sayede, binlerce sayfa arasından ihtiyaç duyulan bilgiye saniyeler içinde ulaşılması mümkün kılınmıştır.
Mevzuata Tam Uyum: Tüm süreçler YÖK Mevzuatı’na uygun ve Dosya Provenans (Köken) yapısına bağlı kalınarak titizlikle tamamlanmıştır.
Sonuç ve KazanımlarAltınbaş Üniversitesi Dijital Arşiv Projesi ile fiziksel arşivin getirdiği riskler minimize edilmiş ve kampüsler arası bilgi paylaşımı hızlanmıştır.
Hızlı Erişim: İndekslenen ve OCR işleminden geçirilen belgeler sayesinde aranan dokümanlara anlık erişim sağlanmıştır.
Operasyonel Verimlilik: Fiziksel arşivleme maliyetleri düşürülmüş, iş süreçleri modernize edilmiştir.
Güvenli Depolama: Üniversitenin tüm kurumsal hafızası, modern otomasyon altyapısı ile koruma altına alınmıştır.
Bu proje, Altınbaş Üniversitesi’nin modern eğitim teknolojileriyle uyumlu, dijitalleşmeyi odağına alan vizyoner yaklaşımının en somut göstergelerinden biri olmuştur.
Diğer Referanslarımız
İSTANBUL KENT ÜNİVERSİTESİ (Dijitalleştirme [ Belge ve Proje Tarama] Hizmetleri)
PROF.DR HALİL TAYFUN BAĞIŞ (Dijitalleştirme [ Belge ve Proje Tarama] Hizmetleri)
ALBARAKA TÜRK KATILIM BANKASI (Dijitalleştirme [ Belge ve Proje Tarama] Hizmetleri)
MEB | HUKUK HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (Dijitalleştirme [ Belge ve Proje Tarama] Hizmetleri)
Altınbaş Üniversitesi’nin Dijital Dönüşüm Yolculuğu
Türkiye (Türkçe)
Birleşik Arap Emirlikleri (Arabic)
Worldwide (English)
