YEDİTEPE ÜNİVERSİTESİ

Yeditepe Üniversitesi

Kurumsal Arşivlerin d-DAYSİS ile Dijital Dönüşümü ve Sürdürülebilir Arşiv Yönetimi

Büyük ve Dinamik Bir Üniversite İçin Güçlü Bir Arşiv Altyapısı

Türkiye’de vakıf üniversiteleri arasında en çok akademik bölüme sahip üniversitelerden biri olan Yeditepe Üniversitesi, büyüyen akademik ve idari yapısına paralel olarak arşiv süreçlerini modern, güvenli ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşturmak amacıyla kapsamlı bir dijital dönüşüm projesi başlatmıştır.

Bu vizyon doğrultusunda üniversite, yalnızca bir yazılım çözümü değil; aynı zamanda kurumsal hafızanın korunmasını, bilgiye hızlı erişimi ve arşiv yönetiminde standartlaşmayı sağlayacak bütüncül bir arşiv yönetim modeli oluşturmayı hedeflemiştir.

Projenin Temeli: Kurumsal Yapıya Uygun Sistem Kurulumu

Proje kapsamında, üniversitenin bilgi teknolojileri altyapısı analiz edilerek d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi doğrudan üniversite sunucularına kurulmuş ve kurumun organizasyon yapısına uygun şekilde yapılandırılmıştır.

Bu süreçte:

• d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi üniversite sunucularına kurulmuştur
• Üniversitenin birim yapısına uygun kullanıcı ve yetkilendirme modeli oluşturulmuştur
• Arşiv yönetim süreçleri dijital ortama taşınmıştır
• Güvenli veri yönetimi ve erişim altyapısı sağlanmıştır

Geçmişten Günümüze Arşivlerin Dijitalleştirilmesi

Projenin en önemli aşamalarından biri, üniversitenin geçmiş yıllara ait fiziksel arşivlerinin sistematik şekilde dijital ortama aktarılması olmuştur.

Bu kapsamda, uzman arşiv personelleri üniversite bünyesinde görev alarak geçmişe dönük arşivlerin düzenlenmesi, sınıflandırılması ve dijitalleştirilmesi süreçlerini doğrudan sahada yürütmüştür.

Gerçekleştirilen çalışmalar kapsamında:

• Üniversite arşivleri detaylı şekilde analiz edilmiştir
• Fiziksel belgeler arşiv standartlarına uygun şekilde düzenlenmiştir
• Belgeler titizlikle taranmış ve dijital ortama aktarılmıştır
• Tüm dokümanlar sistematik olarak indekslenmiştir
• Taranan belgeler OCR (Optik Karakter Tanıma) işleminden geçirilmiştir
• Belgelerin içerik bazlı aranabilirliği sağlanmıştır

Bu çalışma ile birlikte, geçmiş yıllara ait arşivler yalnızca dijital ortama aktarılmamış; aynı zamanda erişilebilir, yönetilebilir ve sürdürülebilir bir bilgi altyapısına dönüştürülmüştür.

Standartlara Uygun Arşiv Yönetimi

Üniversite arşivleri, Yükseköğretim Kurulu (YÖK) tarafından belirlenen Standart Dosya Planı esas alınarak düzenlenmiş ve dijital ortama aktarılmıştır.

Bu yaklaşım sayesinde:

• Kurumsal arşivlerde standartlaşma sağlanmıştır
• Belge yönetim süreçleri düzenli ve sürdürülebilir hale gelmiştir
• Denetim ve raporlama süreçleri kolaylaştırılmıştır
• Kurumsal bilgi yönetimi güçlendirilmiştir

Sahada Uzmanlık ve Kurumsal Deneyim

Bu projede yalnızca teknolojik altyapı kurulmamış, aynı zamanda arşivcilik disiplinine uygun profesyonel bir uygulama süreci yürütülmüştür.

Uzman arşiv personelleri tarafından üniversite bünyesinde gerçekleştirilen çalışmalar sayesinde:

Geçmişe dönük arşivler sistematik şekilde düzenlenmiştir
Belgelerin fiziksel bütünlüğü korunmuştur
Arşiv süreçlerinde kalite ve doğruluk sağlanmıştır
Kurumsal hafıza güvence altına alınmıştır

Bu yaklaşım, projeyi yalnızca bir yazılım kurulumundan çıkararak uçtan uca bir arşiv dönüşüm projesi haline getirmiştir.

Sonuç ve Katma Değer

Yeditepe Üniversitesi, arşiv yönetim süreçlerini d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi ile dijital ortama taşıyarak modern, güvenli ve sürdürülebilir bir arşiv altyapısına kavuşmuştur.

Uzman arşiv personellerinin üniversite bünyesinde yürüttüğü geçmişe dönük arşiv dijitalleştirme çalışmaları ile birlikte, kurumsal bilgi varlıkları sistematik şekilde düzenlenmiş ve geleceğe güvenle aktarılmıştır.

Bu proje, yükseköğretim kurumlarında teknoloji, uzmanlık ve kurumsal iş birliğinin birleştiği örnek bir dijital arşiv dönüşüm modeli olarak başarıyla tamamlanmıştır.