İMES OSB, d-DAYSİS ve d-CoreEBYS ile “Yeşil Ofis” Dönemine Geçti
343 firma, 14 bin çalışan ve 1 hedef: Kağıtsız, dijital, sürdürülebilir yönetim modeli.
Makine, demir-çelik, otomotiv yan sanayi, plastik enjeksiyon, ısıl işlem, cam sanayi gibi alanlarda faaliyet gösteren; 32’si yabancı sermayeli olmak üzere 343 firmayı bünyesinde barındıran ve 14.060 kişiye istihdam sağlayan İMES Organize Sanayi Bölgesi (İMES OSB), dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir adım attı.
İMES OSB, çevre dostu, verimli ve sürdürülebilir yönetim vizyonuyla “Yeşil Ofis Projesi”ni hayata geçirdi.
Proje kapsamında, firmamız tarafından geliştirilen d-DAYSİS Dijital ve Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi ile d-CoreEBYS Elektronik Belge, Doküman, Form ve Süreç Yönetim Sistemi entegre edilerek uçtan uca belge ve bilgi yönetimi altyapısı oluşturuldu.
Enerji, arıtma, ulaşım, yol, peyzaj ve güvenlik altyapısıyla ülkemize örnek teşkil eden bir model sanayi bölgesi konumunda olan İMES OSB, şimdi bu güçlü altyapısını dijital ortamda da sürdürülebilir hale getiriyor.
Kurulan yeni sistem, çevreye duyarlı “Yeşil Ofis” konseptiyle kâğıtsız iş süreçleri ve elektronik imza yönetimini birleştirerek, sanayide dijital dönüşümün yeni örneği oldu.
İMES OSB için geliştirilen proje, belge ve arşiv süreçlerinin tüm aşamalarını kapsayan uçtan uca bir yönetim çözümü sunuyor.
Bu kapsamda yapılan çalışmalar şöyle:
Arşiv Yönetim Otomasyonu İMES sunucularına kurularak aktif hale getirildi.
İMES OSB’nin organizasyon yapısına özel olarak d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Sistemi yapılandırıldı.
Tasnif, envanter çıkarma, dosya etiketleme ve kutulama işlemleri tamamlandı.
Belgeler ve imar paftaları taranarak dijital ortama aktarıldı.
Tüm belgeler OCR (Optik Karakter Tanıma) işlemine tabi tutularak metin tabanlı arama yapılabilir hale getirildi.
Bu sayede, binlerce fiziksel dosya artık saniyeler içinde erişilebilir dijital varlıklara dönüştürüldü.
d-CoreEBYS sistemi kurulup yapılandırıldı.
Tüm kullanıcılar için eğitim programları düzenlendi.
Yazışma, onay, form, karar, imza ve paraf süreçleri dijitalleştirildi.
“Kağıtsız Belge, Kalemsiz İmza” yaklaşımıyla elektronik ortamda onay süreçleri başlatıldı.
Artık İMES OSB içinde yürütülen tüm resmi yazışmalar, formlar ve onay süreçleri tamamen dijital platformda gerçekleştiriliyor.
Her belge, güvenli elektronik imza ile onaylanıyor, sistem üzerinden izlenebiliyor ve d-DAYSİS arşiv sistemine otomatik olarak aktarılıyor.
Proje kapsamında, arşiv düzenleme ve belge yönetimi süreçleri TS 13298 standardına uygun şekilde yeniden yapılandırıldı.
Fiziksel arşiv düzenleme sürecinde dosya türleri belirlenerek sistematik hale getirildi.
Dijitalleştirme aşamasında belge türleri tanımlandı ve “İMES Dosya Planı” oluşturuldu.
Organizasyon yapısına uygun Haberleşme Kod Planı hazırlanarak belge akışları standardize edildi.
Bu çalışmalarla İMES OSB’nin belge yönetiminde hem şeffaflık hem de izlenebilirlik sağlandı.
Yeni sistemle birlikte;
Kurum içi iletişim hızlandı,
Bilgi paylaşımı standart hale geldi,
Yetki ve erişim bazlı güvenlik artırıldı,
Kağıt ve kırtasiye kullanımı minimuma indirildi,
Fiziksel arşiv alanları dijital arşivlerle değiştirildi,
Enerji ve kaynak kullanımı azaltılarak çevresel sürdürülebilirlik sağlandı.
Proje süreci boyunca İMES OSB Bilgi İşlem Birimi ile koordineli bir çalışma yürütüldü.
Kullanıcı eğitimleri, uygulamalı testler ve gerçek belge senaryoları üzerinden sistem adaptasyonu sağlandı.
Proje, tüm birimlerin aktif katılımıyla başarıyla tamamlandı.
İMES OSB, “Yeşil Ofis – Dijital Sanayi Bölgesi” vizyonuyla yalnızca belge yönetiminde değil, çevre dostu ve sürdürülebilir dijitalleşme konusunda da öncülük ediyor.
d-DAYSİS ve d-CoreEBYS entegrasyonu ile belge yaşam döngüsünün her aşaması artık otomatik, güvenli ve izlenebilir şekilde yönetiliyor.
İMES OSB Yönetimi açıklamasında:
“Sanayi üretiminde olduğu gibi kurumsal yönetimde de dijitalleşmenin lideri olmayı hedefliyoruz.
d-DAYSİS ve d-CoreEBYS ile Yeşil Ofis projemizi hayata geçirerek hem çevremizi koruyor hem de kurumsal verimliliğimizi artırıyoruz.”
Bu proje ile İMES OSB, yalnızca üretim gücüyle değil, dijitalleşme ve çevre bilinciyle de Türkiye’nin örnek organize sanayi bölgeleri arasına girdi.
Kâğıtsız belge, kalemsiz imza ve yapay zekâ destekli arşiv altyapısı ile sanayi yönetiminde geleceğin dijital modelini bugünden hayata geçirdi.
Tasnif,
Envanter çıkarma ve kayıtların sisteme işlenmesi,
Dosyaların etiketlenmesi ve kutulanması işlemleri gerçekleştirildi.
Belgelerin ve İmar Paftalarının dijitalleştirilmesi,
Belgelerin indekslenmesi,
Tüm taranan belgelerin OCR işlemine tabi tutulması işlemleri gerçekleştirildi.
EBYS Hazırlık Çalışmaları,
Dosya Türlerinin belirlenmesi (Fiziksel Arşiv Düzenleme Aşamasında) belirlendi.
Belge Türlerinin belirlenmesi(Dijitalleştirme aşamasında) belirlendi.
Dosya ve belgeler incelenerek “İMES Dosya Planı” oluşturuldu.
Organizasyon yapısına uygun Haberleşme Kod Planı oluşturuldu.
d-CoreEBYS Kurulumu ve Yapılandırılması kapsamında;
Sistemin altyapısı kuruldu,
Kullanıcı Eğitimleri verildi.
Sistem tüm süreçleriyle kullanıma hazır hale getirildi.
Belge ve Bilgi Yönetim sürecinde, geçmiş dönem arşivleri standartlara uygun olarak düzenlendi, belge ve projeler d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Sistemine aktarıldı.
Belgeleri tozlu raflardan elektronik arşivlere dönüştürürken, güncel yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesi için d-CoreEBYS Otomasyonu kuruldu. “Kağıtsız Belge ve Kalemsiz İmza” ile Belge ve Bilgi Yönetimi süreçlerine Uçtan Uca çözümler sunuldu.
Türkiye (Türkçe)
Birleşik Arap Emirlikleri (Arabic)
Worldwide (English)