d-CoreEBYS — نظام إدارة الوثائق الإلكترونية

الوصف العام

يُعد d-CoreEBYS نظامًا آليًا متكاملًا لإدارة الوثائق الإلكترونية (EBYS)، تم تطويره خصيصًا لنقل عمليات المراسلات والتوقيعات والموافقات في المؤسسات العامة والقطاع الخاص إلى بيئة رقمية بالكامل.
النظام متوافق تمامًا مع المعيار التركي TS 13298 ومع قانون التوقيع الإلكتروني رقم 5070.

يتيح النظام إدارة جميع مراحل إنشاء وتوقيع وإرسال وأرشفة وتتبع المراسلات الداخلية والخارجية بشكل رقمي متكامل من البداية إلى النهاية.

يعمل d-CoreEBYS بتكامل تام مع البنى التحتية لكل من التوقيع الإلكتروني، التوقيع عبر الهاتف المحمول، البريد الإلكتروني المسجل (KEP)، ونظام التبليغ الإلكتروني الوطني (UETS)، مما يسمح بإنشاء وإرسال حزم المراسلات الإلكترونية (EYP) ذات الصلاحية القانونية.

كما يتضمن النظام، أثناء عملية التثبيت، تكاملاً جاهزًا مع كل من خطة الملفات القياسية (SDP) وقاعدة بيانات هيكل الدولة (DTVT-DETSIS)، مما يضمن أن جميع عمليات المراسلات الرسمية تسير وفقًا لمعايير الأرشفة والحفظ والنقل والإتلاف المعتمدة.

الذاكرة المؤسسية والأرشيف الرقمي

يقوم d-CoreEBYS بتصنيف جميع الوثائق المُنشأة وفقًا لخطة الملفات القياسية (SDP)، وأرشفتها وإدارتها بناءً على خطط الحفظ المحددة.
تُدرج الوثائق التي انتهت فترة حفظها القانونية تلقائيًا في عملية الإتلاف.
وبذلك تظل الذاكرة المؤسسية محفوظة، ويتم ضمان سلامة الوثائق واستمرارية الوصول إليها.

الخصائص التقنية

• هيكلية معمارية ويب 100% (تكنولوجيا ASP.NET)
• متوافق مع بيئتي الإنترنت والإنترانت
• متوافق مع أنظمة Windows، macOS، Linux والأجهزة المحمولة (تصميم متجاوب)
• قاعدة بيانات مدعومة من MsSQL
• خيارات تخزين متعددة عبر FTP أو السحابة (Cloud)
• متوافق مع خطة الملفات القياسية SDP وخطة حفظ الملفات ŞDP
• تكامل مع LDAP / Active Directory
• بنية تكامل شاملة مع خدمات ويب واسعة النطاق
• يعمل بشكل مستقل عن الأجهزة (قائم على المتصفح)
• تكامل ثنائي الاتجاه مع أنظمة الأرشيف الرقمي، SAP، ERP، MIS
• دعم التوقيع الإلكتروني، التوقيع عبر الهاتف المحمول، التوقيع البيومتري، KEP، UETS
• بنية نظام ديناميكية قابلة للتوسع بالكامل

بنية التكامل

تم تصميم d-CoreEBYS ليعمل بانسجام تام داخل البيئة الرقمية للمؤسسة، من خلال تكامله مع الأنظمة الداخلية والخارجية على حد سواء:

• KEP وUETS: بنية تحتية قانونية للإرسال والإشعارات الإلكترونية
• التوقيع الإلكتروني والتوقيع عبر الهاتف المحمول: عمليات توقيع رقمية متوافقة مع القانون رقم 5070
• LDAP / Active Directory: دعم الدخول الموحد (Single Sign-On)
• أنظمة SAP وERP وMIS وd-DAYSIS وd-CoreMedia: بنية متكاملة لإدارة المعلومات المؤسسية
• DTVT وSDP: التوافق الكامل مع معايير الأرشفة وخطط الملفات الحكومية

الهيكلية المعيارية (الموديولية)

يتميز النظام ببنية مرنة معيارية تتيح تخصيصه بسهولة وفق احتياجات مختلف الإدارات والمؤسسات.

الوحدات الرئيسية:

• وحدة التوقيع والتأشير
• وحدة الموافقة والموافقة المسبقة
• وحدة إنشاء المراسلات والقرارات
• وحدة المراسلات الواردة / الصادرة
• وحدة الموافقات والمذكرات
• وحدة الملاحظات والمراسلات الداخلية والإعلانات
• وحدة التفويض والسلف
• وحدة خطة الملفات والأرشفة / التصنيف
• وحدة النقل والإتلاف
• وحدة التتبع والسجلات (LOG)
• وحدات التخويل والتحقق
• وحدة المواد السرية
• وحدة السجلات والتقارير
• تشمل هذه الوحدات جميع مراحل إنتاج الوثائق، وسير التوقيع والموافقة، وإدارة المراسلات الخارجية، والعمليات القانونية بكافة مستوياتها.

فوائد d-CoreEBYS للمؤسسات

كفاءة العمليات وتوفير الوقت

• إنشاء الوثائق وإرسالها وتوقيعها إلكترونيًا.
• إلغاء الحاجة لنقل الوثائق يدويًا، مما يقلل من أوقات الانتظار.
• إمكانية تنفيذ المعاملات من أي مكان عبر الويب أو الأجهزة المحمولة.

الامتثال القانوني والأمان

• توافق كامل مع معايير TS13298 والقانون رقم 5070.
• جميع المراسلات تحمل قيمة قانونية ملزمة.
• منع الوصول غير المصرح به، مع تسجيلات دخول وإخفاء الحقول الحساسة.

الذاكرة المؤسسية وسلامة المعلومات

• تنظيم كافة الوثائق المؤرشفة وفقًا لخطة الملفات القياسية (SDP).
• الوصول السريع إلى المعلومات وتحليل المراحل السابقة بسهولة.
• تعزيز مشاركة المعرفة عبر إنشاء قاعدة بيانات مؤسسية مشتركة.

خفض التكاليف التشغيلية

• إلغاء نفقات البريد والقرطاسية والأرشفة الورقية.
• استبدال الشحنات المادية بإرسال الوثائق عبر KEP / UETS.
• التحول الكامل إلى مكتب خالٍ من الورق بفضل الأرشفة الرقمية.

إدارة العمليات والأداء

• القضاء على تضارب الصلاحيات من خلال سير عمل قائم على الأدوار.
• اكتشاف الاختناقات التشغيلية بسهولة وتحسين الكفاءة.
• استخدام النماذج والقوالب التلقائية لتقليل زمن إنتاج الوثائق.

المساهمة البيئية والاجتماعية

• تقليل البصمة الكربونية من خلال ممارسات المكتب الخالي من الورق.
• دعم أهداف التحول الرقمي المستدامة الصديقة للبيئة.

خصائص تقنية إضافية

• نظام آلي متكامل لإنتاج والتحقق من حزم المراسلات الإلكترونية (EYP)
• أداة تصميم سير عمل قائمة على الصلاحيات
• إصدار نسخ الوثائق مع ختم زمني
• خدمات تحقق من حزم المراسلات والأرشيف الإلكتروني
• لوحات تقارير وتحليل مدعومة بالذكاء الاصطناعي
• إشعارات لحظية مبنية على WebSocket (سير العمل، التأشير، الموافقات)
• توافق تام مع قانون 5651 وقانون حماية البيانات الشخصية (KVKK)

الخلاصة

يمثل d-CoreEBYS أكثر من مجرد نظام لإدارة الوثائق الإلكترونية — فهو منصة مؤسسية متكاملة توحد إدارة العمليات الإدارية، والذاكرة المؤسسية، والسلامة القانونية في نظام واحد.

من خلال دمج أنظمة التوقيع الإلكتروني، KEP، UETS، خطة الملفات القياسية (SDP)، المراسلات الإلكترونية والأرشيف الرقمي تحت سقف واحد، يسرّع d-CoreEBYS من التحول الرقمي للمؤسسات.

مع d-CoreEBYS، انتقل إلى عصر المكتب الرقمي الآمن والخالي من الورق.