خدمة رقمنة الأرشيف [المكتب الفني 

نحول المعرفة إلى بنية رقمية آمنة، قابلة للوصول، ومستدامة

تقدم شركة الأرشيف الرقمي لتقنيات الوثائق والمعلومات ش.م. حلولاً شاملة لتحويل الأصول المعلوماتية الورقية والرقمية للمؤسسات إلى أنظمة أرشفة رقمية آمنة، متوافقة مع المعايير، وقابلة للبحث والاستخدام.

تشمل خدمة إنشاء الأرشيف الرقمي عمليات متعددة الطبقات مثل رقمنة الوثائق، الفهرسة، نقل البيانات، مراقبة الجودة، إدارة الوصول، الأمان، والتكامل مع الأنظمة المؤسسية.
هدفنا لا يقتصر على تحويل الوثائق إلى صيغة رقمية، بل على إنشاء منظومة متكاملة لإدارة دورة حياة المعلومات المؤسسية من البداية إلى النهاية.

هدف الخدمة ونطاقها

يتمثل الهدف من إنشاء الأرشيف الرقمي في نقل الأصول المعرفية للمؤسسة إلى بيئة رقمية غير قابلة للتلف أو الضياع، يسهل الوصول إليها بسرعة وأمان.
تشمل هذه الخدمة جميع المكونات بدءاً من الأرشيفات الورقية إلى إدارة الملفات الرقمية وأنظمة البحث المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

الأهداف الأساسية للخدمة:

• نقل الأرشيف المؤسسي إلى البيئة الرقمية.

• فهرسة الوثائق حسب المحتوى، الموضوع، التاريخ، والوحدة الإدارية.

• الحفاظ على سلامة الوثائق وتسلسلها الأصلي .

• إنشاء نظام معلوماتي قابل للبحث، آمن، ومستدام.

• تسريع تدفق المعلومات داخل المؤسسة وتعزيز الكفاءة التشغيلية.

مرحلة التحليل والتخطيط

تبدأ كل المشاريع بدراسة تفصيلية للأرشيف القائم.
في هذه المرحلة يتم:

• تحديد أنواع وأحجام وصيغ الوثائق،

• تحديد فترات الحفظ ودرجات السرية وصلاحيات الوصول،

• تحليل هيكل خطة الملفات (File Plan)،

• إعداد خطة إنشاء الأرشيف الرقمي الخاصة بالمؤسسة.

تُستخدم هذه الخطة لاحقاً كأساس لعمليات التوحيد القياسي، تتبع مراحل المشروع، وإدارة الجودة.

رقمنة الوثائق (المسح الضوئي)

يتم تحويل الوثائق الورقية إلى نسخ رقمية باستخدام ماسحات ضوئية احترافية عالية الدقة.
خلال عملية المسح:

• يُحافظ على الترتيب المادي الأصلي للوثائق.

• تُجرى تحسينات تلقائية في الاتجاه، التباين، والألوان.

• تُحفظ الملفات بصيغ قياسية (PDF/A، TIFF، JPEG...).

• تُنفذ عمليات تنظيف أو ترميم أولي عند الحاجة.

بعد الانتهاء من المسح، تُنقل جميع الوثائق إلى نظام إدارة الأرشيف المؤسسي d-DAYSİS.

الفهرسة وتحديد البيانات الوصفية (Metadata)

لكل وثيقة رقمية تُضاف حقول بيانات وصفية لتسهيل عملية البحث والتصنيف.
وتُقسم الحقول وفقاً لنوع الوثيقة إلى:

• الحقول الأساسية: اسم الوثيقة، التاريخ، الموضوع، الوحدة المنتجة، رقم الملف.

• الحقول التقنية: الصيغة، الحجم، عدد الصفحات، تاريخ المسح.

• حقول الإدارة: درجة السرية، مدة الحفظ، حالة الاعتماد.

تُضبط إعدادات الفهرسة بناءً على متطلبات العميل في بداية المشروع، وتُتاح إمكانية البحث النصي الكامل  عبر النظام.

التعرّف الضوئي على الحروف 

تحوّل تقنية OCR محتوى الوثائق إلى نصوص قابلة للبحث، مما يتيح البحث بالكلمات المفتاحية داخل الأرشيف الرقمي.
يقوم نظام d-DAYSİS المزود بمحرك OCR متقدم بمعالجة الوثائق بمختلف اللغات وتحويل ملفات PDF إلى وثائق قابلة للبحث بالكامل.

مراقبة الجودة

تمثل مراقبة الجودة المرحلة الأهم في عملية إنشاء الأرشيف الرقمي.
بعد كل عملية مسح أو فهرسة، تُراجع الوثائق وفق معايير محددة:

• الدقة البصرية (الوضوح، الدقة، توازن الألوان)،

• تسلسل الصفحات وسلامة المحتوى،

• دقة حقول الفهرسة،

• جودة نتائج الـOCR.

تُنفذ هذه المراجعات عبر أنظمة فحص آلية وتحت إشراف بشري، ويمكن للعميل متابعة كل مراحل المشروع لحظياً عبر واجهة الويب المتكاملة في نظام d-DAYSİS.

نقل البيانات والتكامل مع الأنظمة

بعد إنشاء الأرشيف الرقمي، يتم دمجه مع أنظمة المؤسسة لضمان استمرارية الوصول إلى البيانات.

• تُرفع الملفات إلى نظام إدارة الأرشيف d-DAYSİS.

• تُدار الوثائق الحديثة عبر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية d-CoreEBYS.

• تُؤرشف الوثائق المنتجة في EBYS تلقائياً.

• يمكن الربط مع أنظمة ERP، CRM، HRM عبر واجهات خدمات الويب (API).

بهذا الأسلوب، يتم إنشاء نظام أرشيف رقمي متكامل من البداية إلى النهاية يجمع كل مصادر المعرفة المؤسسية في منصة واحدة.

تكامل نظام المعلومات الجغرافية (GIS/CBS)

بعد رقمنة الخرائط والمشاريع والمخططات، يمكن ربط الوثائق بمواقعها الجغرافية من خلال وحدة GIS.
بهذا يمكن للمستخدم البحث عبر الخريطة داخل نظام d-DAYSİS — مثل النقر على رقم قطعة أرض لفتح ملف الترخيص المرتبط بها مباشرة.

الأمان، الصلاحيات، وإدارة الوصول

يتم بناء منظومة الأرشيف الرقمي وفق أعلى معايير أمن المعلومات:

• إدارة صلاحيات الوصول حسب الأدوار (Role-Based Access Control)،

• سجلات الدخول وسجل العمليات،

• تشفير البيانات باستخدام بروتوكولات (AES، SSL/TLS)،

• خطط النسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث،

• توافق كامل مع ISO 27001 لنظام إدارة أمن المعلومات.

بهذه البنية، تظل الوثائق محمية من الوصول غير المصرح به وتحافظ على سلامتها لسنوات طويلة.

التقارير، التدريب، والتشغيل

عند انتهاء المشروع، تُسلّم للعميل التقارير والوثائق التالية:

• تقارير تفصيلية عن المشروع،

• مخرجات الفهرسة والبيانات الوصفية،

• تقارير نسب نجاح الـOCR،

• أدلة تدريب المستخدمين.

كما يتم تدريب موظفي المؤسسة على إدارة الأرشيف الرقمي، البحث المتقدم، الفهرسة، وتحميل الوثائق ضمن النظام.

فوائد إنشاء الأرشيف الرقمي للمؤسسة

• تسريع الوصول إلى المعلومات بنسبة تصل إلى %90،

• تقليل تكاليف التخزين المادي بشكل كبير،

• حماية الوثائق من الضياع وضمان سلامة البيانات،

• إمكانية البحث حسب المحتوى وإعداد التقارير بسرعة،

• الوصول من أي مكان: المكتب، الميدان، أو عن بُعد،

• الحفاظ على الذاكرة المؤسسية بشكل رقمي مستدام.

النتيجة

تمثل خدمة إنشاء الأرشيف الرقمي خطوة استراتيجية أساسية في مسار التحول الرقمي للمؤسسات.
نحن في شركة الأرشيف الرقمي لتقنيات الوثائق والمعلومات ش.م. نوحّد بين التكنولوجيا، والهندسة، والأرشفة، وإدارة البيانات لننقل أصول المعرفة المؤسسية بأمان نحو المستقبل.

“نحافظ على ماضيكم... ونربط معرفتكم بمستقبلٍ رقمي.