AYDEM HOLDİNG

Aydem Holding A.Ş. – Kurumsal Arşiv Yönetimi ve Dijitalleştirme Projesi

Projenin Amacı

Aydem Holding A.Ş. bünyesindeki Yatağan Termik Enerji Üretim A.Ş., Çatalağzı Termik Santral A.Ş. ve Entek A.Ş. şirketlerinin arşivlerinde; muhasebe, insan kaynakları, satınalma ve teknik proje birimlerine ait milyonlarca belge ve proje dokümanı bulunmaktaydı.

Kurumsal belgelerin güvenli bir şekilde dijital ortama aktarılması, erişim hızının artırılması ve d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi ile entegre bir arşiv altyapısının oluşturulması amacıyla kapsamlı bir arşiv yönetim projesi başlatılmıştır.

İhtiyaç ve Zorluklar

• Çeşitli birimlerde dağılmış 2.000.000 sayfaya yakın belge ve yaklaşık 100.000 metre proje dokümanı
• Fiziksel arşivlerde farklı standartlarda tasnif edilmiş dosyalar ve kutular
• Teknik arşiv ve proje paftalarının A0-A4 formatlarında taranması gerekliliği
• COVID-19 nedeniyle iş akışının güvenli ve kontrollü şekilde yürütülmesi
• Tüm belgelerin dijital arşiv sistemine hatasız aktarılması ve barkod, envanter, indeksleme işlemleri

Sunulan Çözüm

Projede tüm süreçler titizlikle yürütülmüştür:

• d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Otomasyonu kurulmuş ve tüm birimlerde kullanılabilir hâle getirilmiştir
• d-CoreEBYS Elektronik Belge ve Süreç Yönetim Sistemi entegrasyonu sağlanmıştır
• Belgeler birim bazında tasnif edilmiş, sayısal değerler ve envanter çıkarılmıştır
• Dosyalar, kutular ve proje paftaları barkodlanmış ve sistemde konumlandırılmıştır
• Teknik arşivde A0 tarayıcı kullanılarak yaklaşık 14.500 metre proje dokümanı taranmıştır
• İnsan kaynakları, muhasebe, satınalma birimlerine ait belgeler titizlikle taranıp indekslenmiştir
• Taranan belgelerin yedeklenmesi ve güvenliği sağlanmış, dijital arşiv sistemine aktarılmıştır

Elde Edilen Kazanımlar

• 2.000.000 sayfa belge ve 100.000 metre proje dokümanı güvenli bir dijital arşive aktarılmıştır
• Fiziksel arşivlerde standart bir kurumsal düzen oluşturulmuştur
• Belgelerin erişim süresi önemli ölçüde hızlanmıştır
• Kurum içi süreçler d-CoreEBYS ve d-DAYSİS entegrasyonu ile daha verimli hâle gelmiştir
• Dijital arşiv sayesinde hem denetim ve raporlama kolaylaşmış hem de veri güvenliği sağlanmıştır
• Arşivleme ve dijitalleşme ile kurumsal hafıza uzun vadede korunmuştur

Proje Kapsamı

Kurum: Aydem Holding A.Ş.
Hizmet Türü: Kurumsal Arşiv Yönetimi, Dijitalleştirme ve EBYS Kurulumu
Kapsam:

• Arşiv düzenleme ve tasnif
• Muhasebe, insan kaynakları, satınalma ve teknik birim belgelerinin dijitalleştirilmesi
• A0-A4 proje paftalarının taranması
• Barkodlama, envanter ve konumlama işlemleri
• d-DAYSİS ve d-CoreEBYS yazılım kurulumu ve yapılandırması
• Kullanıcı eğitimi ve sistem kılavuzlarının hazırlanması

✅ Sonuç

Aydem Holding bünyesindeki tüm şirketlerde kurumsal arşiv standartları sağlanmış, milyonlarca sayfa belge ve metrelerce proje dokümanı güvenle dijital ortama aktarılmıştır.
Proje tamamlandığında hem belgeye erişim hızlanmış hem de kurumsal hafıza dijitalleşmiş ve güvence altına alınmıştır, böylece enerji üretim birimlerinin iş süreçleri modern bir arşiv altyapısı ile desteklenmiştir.