Taksim Otelcilik A.Ş, 53. Yılında Dijital Dönüşümünü d-DAYSİS ile Tamamladı
Türkiye’nin ilk yerli otel zincirlerinden biri, yarım asırlık arşivini dijital ortama taşıdı.
Türkiye turizm sektörünün öncülerinden Taksim Otelcilik A.Ş, 53. kuruluş yılında dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir adım attı. Ülkemizin en köklü otelcilik markalarından biri olan Taksim Otelcilik, belge ve bilgi yönetimi süreçlerinde d-DAYSİS Dijital ve Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi ile d-CoreEBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi çözümlerini tercih etti.
1966 yılında kurulan Taksim Otelcilik A.Ş, Türkiye turizm sektörüne kazandırdığı sayısız otel ve yetiştirdiği nitelikli personellerle sektörün yapı taşlarından biri konumunda.
“Deneyimli personel, güvenilir malzeme, kaliteli hizmet” anlayışıyla faaliyetlerini sürdüren şirket, Trade Leaders Club (Madrid / İspanya) tarafından verilen
36th International Award for Tourist, Hotel and Catering (En İyi İkram Hizmetleri Veren Otel Zinciri) ödülünün de sahibi olarak, ülkemizi uluslararası arenada başarıyla temsil ediyor.
Gerçekleştirilen proje kapsamında, şirketin kuruluşundan bu yana faaliyet gösterdiği tüm otellerin arşivleri dijital ortama taşındı.
Sapanca Oteli, Çanakkale Truva Oteli, Side Palace, Side Tatil Köyü, Kemer Sultan Saray, İzmir İsmira, Muğla Melita Apart, Antalya Falez, Mersin Oteli, Kemer Naturland ve daha birçok tesisin geçmiş dönem belgeleri taranarak dijital arşive aktarıldı.
Ayrıca, halen faaliyette bulunan Abant Palace ve Abant Köşk otelleri ile portföyüne yeni katılan Çeşme Oteli’nin tüm arşiv dokümanları düzenlenerek standartlara uygun şekilde dijital ortama aktarılmıştır.
Toplamda:
1.600.000 adet belge dijitalleştirildi,
33.000 metre A0 proje paftası tarandı ve dijital arşivde güvenli biçimde saklanmaya başlandı.
Bu sayede, Taksim Otelcilik’in yarım asırlık kurumsal hafızası geleceğe taşındı.
Proje kapsamında, d-DAYSİS Dijital ve Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi şirketin kendi sunucularına kurularak aktif hale getirildi.
Sistem, belgelerin standart dosya planına uygun sınıflandırılmasını ve dosya saklama planı çerçevesinde yönetilmesini sağlıyor.
Böylece hem yasal mevzuata uygun, hem de erişimi kolay bir dijital arşiv altyapısı oluşturuldu.
Tüm belgeler yetki bazlı erişim kurallarıyla korunmakta; dosya geçmişi, değişiklik kayıtları ve kullanıcı işlemleri tam izlenebilir şekilde kayıt altına alınmaktadır.
Taksim Otelcilik’in dijital dönüşümünün ikinci aşamasında, Elektronik Belge ve Süreç Yönetimi Sistemi d-CoreEBYS devreye alındı.
Bu sistem ile:
Tüm iç ve dış yazışmalar e-belge olarak hazırlanıyor,
Belgeler e-imza veya mobil imza ile onaylanıyor,
Süreçler ve onay akışları tamamen dijital ortamda yürütülüyor,
Resmi gönderimler KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) altyapısı üzerinden gerçekleştiriliyor.
Sistem, çoklu yapı (multi-site) mimarisiyle kuruldu ve Taksim Otelcilik merkez birimi ile oteller arasındaki tüm belge akışları tek bir platform üzerinden yönetilmeye başlandı.
Proje tamamlandıktan sonra, tüm personellere sistem kullanımına ilişkin eğitimler verildi.
Gerçek ortamda yapılan uygulamalı eğitimlerle, kullanıcıların yeni dijital süreçlere hızlı adaptasyonu sağlandı.
Sürecin tüm aşamalarında Taksim Otelcilik Bilgi İşlem Direktörlüğü ve şirketin tüm birimleri aktif iş birliği içinde çalışarak örnek bir proje ortaya koydu.
Taksim Otelcilik A.Ş, yarım asırlık köklü geçmişini artık dijital bir gelecek ile buluşturdu.
Kağıtsız belge, kalemsiz imza vizyonuyla yürütülen bu proje, sadece bir dijital dönüşüm değil, aynı zamanda kurumsal hafızanın korunması ve bilgi güvenliğinin güçlendirilmesi açısından da büyük önem taşıyor.
d-DAYSİS ve d-CoreEBYS iş birliğiyle hayata geçirilen bu proje, Türkiye turizm sektöründe dijital arşiv ve elektronik belge yönetimi alanında örnek bir başarı hikayesi olarak yerini aldı.
Türkiye (Türkçe)
Birleşik Arap Emirlikleri (Arabic)
Worldwide (English)