ÖNCÜ BELEDİYENİN ÖZGÜN PROJESİ BAHÇELİEVLER BELEDİYESİ DİJİTAL ARŞİV

Kurum Arşivinin Standartlara uygun olarak düzenlenmesi ile başlayan Bir Milyon Dosya (1.000.000) Standartlara uygun olarak düzenlendi, envanter çalışmaları yapıldı, dosyalara barkot etiketler yapıştırıldı ve dosya atama bilgi girişleri

Sisteme kaydedildi.

Yine proje kapsamında, yasal saklama sürelerini dolduran malzemeler tespit edildi, ayıklandı ve imha süreçlerinin yapılabilmesi için imha komisyonuna listeler sunuldu.

Yasal saklama süreleri uzun , kullanım sıklığı fazla olan arşiv malzemeleri Dijitalleştirilerek sayısal ortama aktarıldı.

Yasa saklama süreleri devam edip, kullanım sıklığı olmayan dosyalar ise standartlara uygun olarak düzenlendi, ilgili dosyaların aidiyet bilgileri yanında atama bilgi girişleri yapılarak erişilebilir hale getirildi.

ARŞİV DÜZENLEME KAPSAMINDA 1 MİLYON Dosyanın düzenleme işlemleri gerçekleştirildi.

• Mali Hizmetler Müdürlüğü Arşivi,
• Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Arşivi,
• İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Arşivi,
• Emlak İstimlak Müdürlüğü Arşivi,
• Destek Hizmetleri Müdürlüğü Arşivi,
• Fen İşleri Müdürlüğü Arşivi,
• Park ve Bahçeler Müdürlüğü Arşivi,
• Yazı İşleri Müdürlüğü Arşivi,
• Sağlık İşleri Müdürlüğü Arşivi,

DİJİTAL DÖNÜŞÜM İLE HİZMET KALİTESİ ARTTI.

Bahçelievler Belediyesi Dijital Arşiv Projesi kapsamıda Yirmi Milyon (20.000.000) Sayfa ve 650.000 metre Proje Dijital ortama aktarıldı.

• İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Arşivi,
• Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü Arşivi,
• Sağlık Müdürlüğü Mernis ve Ölüm Raporları,
• Encümen, Meclis Kararları Arşivi,
• Park ve Bahçeler Arşivi,
• Evlendirme Kütük Defterleri Arşivi,
• Emlak İstimlak Arşivi,
• Tüm yazışmalar sayısallaştırılarak Dijital dijital ortama aktarıldı.

Kurumsal Arşive güvenli erişimin sağlanması için %100 web tabanlı d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi markamız kuruldu.

Projenin tamamlanmasını müteakip kurum personeline Bahçelievler Belediyesi Meclis Toplantı salonunda eğitim verildi.

Toplantının açılışını gerçekleştiren Bahçelievler Belediye Başkanı Osman DEVELİOĞLU  konuşmasında;

Yönetim süreçlerinde başarıya giden yolun 3 şeyi iyi yönetmeniz gerekiyor. Bu üç şeyi iyi yöneten kurum ve şirketler başarıyı yakalayacaktır.

İnsan Kaynaklarının yönetimi,

Belge ve Bilginin yönetimi,

Bütçenin(Paranın) yönetimi,

Şehirlerin yönetiminde Arşivleri önemlidir. Arşivler hukuki delil olmanın yanında, şehri yönetenler için önemli bilgi kaynağıdır. Aynı zamanda kurumumuzda yeni başlayan memurlarımızın bilgi ihtiyaçlarını da karşılayan önemli bir entelektüel sermayedir arşivler.

Kurumumuzun bütün arşivlerini Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün belirlediği Dosya Planı ve Dosya Saklama Planlarına uygun olarak düzenledik, ayıklama ve imha süreçlerini Devlet Arşivlerinin görüşlerini de alarak yerine getirdik.

Düzenli arşiv oluşturduktan sonra da Kullanım sıklığı ve yasal saklama sürelerini de dikkate alarak Dijitalleştirme süreçlerini gerçekleştirdik.

Belediyemizin bütün arşivleri Dijitalleştirilmiş ve hizmet alınmıştır.

Kuruluşundan bu güne bütün arşivlerimiz elden geçirildi ve standartlara uygun olarak düzenlendi ve dijital ortama aktarıldı.

Projeyi hayata geçiren başta Başkan yardımcılarım ve Müdürlerim olmak üzere, projenin tüm aşamalarında özveriyle denetim ve kontrollerini yaparak işin bu ölçekte kaliteli olmasını sağlayan kontrol teşkilatı üyelerine teşekkür ediyorum.

Tozlu raflardan düzenli arşivler oluşturan ve belgeleri dijitalleştirerek ekranlarımıza taşıyan Arşiv Firmasının emekçilerine samimi gayretleri için teşekkür ediyorum.

Yüklenici Firma Dijital Arşiv Belge Bilgi Teknolojileri A.Ş’ nın Yöneticilerine, çalışanlarına bu güzel projeyi başarıyla tamamladıkları  için teşekkür ediyor, arşiv projesinin ilçemize hayırlı olmasını diliyorum, dedi.