Darphane ve Damga Matbaası Dijital Arşiv Projesi

DARPHANE ARŞİVİ DİJİTAL ÇAĞA TAŞINDI
Fatih Sultan Mehmet’in mirası olan Darphane arşivleri düzenlendi, 5 milyon belge dijitalleştirildi.

Tarihi Miras Dijital Güvence Altında

Osmanlı’dan Cumhuriyet’e uzanan köklü bir geçmişe sahip olan Türkiye Cumhuriyeti Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğü, tarihî arşivlerini dijital çağa taşıdı.
“Darphane Arşivlerinin Düzenlenmesi ve Dijital Ortama Aktarılması Projesi”, sahasında uzman tarihçi ve arşivcilerden oluşan ekiplerimiz tarafından titizlikle yürütülerek tamamlandı.

Kökeni Fatih Sultan Mehmet dönemine, yani İstanbul’un fethinin hemen sonrasına uzanan bu kurumun arşivleri, yüzlerce yıllık devlet hafızasını barındırıyor.
Fatih Sultan Mehmet’in imparatorluğun hızla büyüyen ekonomisinin gerektirdiği para ihtiyacını karşılamak üzere kurduğu Darphane, bugün de aynı stratejik öneme sahip ve artık modern dijital altyapı ile faaliyetlerini sürdürüyor.

Kapsamlı ve Çok Disiplinli Bir Proje

Hazine ve Maliye Bakanlığı’na bağlı olarak faaliyetlerini sürdüren Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğü’nün İstanbul’daki iki ayrı binasında yürütülen proje, Türkiye’nin en kapsamlı kurumsal arşiv dijitalleştirme çalışmalarından biri olarak kayıtlara geçti.

Proje kapsamında;

• Standart Dosya Planına uygun tasnif çalışması yapıldı,

• Dosya envanterleri oluşturuldu ve kayıtlar dijital otomasyona işlendi,

• Belgeler, defterler, raporlar ve mühür kayıtları yüksek çözünürlükte taranarak dijitalleştirildi,

• Her bir belge, konu, tarih, birim ve belge türü bazında indekslendi,

• Tüm belgeler, metin tanıma (OCR) işleminden geçirilerek tam metin arama yapılabilir hale getirildi.

20.000 Klasör, 5 Milyon Belge Dijital Ortama Aktarıldı

Proje sonucunda:

• 20.000 adet klasörün envanteri oluşturuldu,

• Klasörlerin içerik bilgileri, d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Otomasyonu’na işlendi,

• Kurumun kimliğine uygun özel klasör sırtlıkları tasarlandı,

• 5 milyon belge yüksek kalite standartlarında taranarak dijital ortama aktarıldı ve indekslendi.

Bu çalışma ile Darphane’nin yüzlerce yıllık belge birikimi, güvenli, erişilebilir ve sürdürülebilir bir dijital altyapıya kavuştu.

Kurumun Tüm Arşivleri Düzenlendi

Proje, Darphane bünyesindeki tüm birimleri kapsayacak şekilde gerçekleştirildi.
Düzenleme ve dijitalleştirme yapılan arşiv birimlerinden bazıları şunlardır:

• Laboratuvar Arşivi

• Bilgi İşlem Arşivi

• Sağlık ve İş Sağlığı Güvenliği Arşivleri

• Ambar, Bütçe-Finans ve Satınalma Arşivleri

• İdari İşler, Satış-Pazarlama ve İşletme Arşivleri

• Güvenlik Arşivi

• Mühür İşleri ve Baskı Atölyesi Arşivleri

• Genel Müdürlük, Genel Evrak ve Hadde Dosyaları Arşivleri

• İhracat, Kıymetli Muhafız, Mağaza Koleksiyon Arşivleri

Tüm bu arşivlerde yer alan belgeler d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi üzerinden dijital olarak erişilebilir hale getirilmiştir.

Sektörün Lideri d-DAYSİS ile Dijital Arşiv Dönemi

Projede, firmamız tarafından geliştirilen ve birçok kamu kurumunda kullanılan d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Otomasyonu sistemi tercih edildi.
d-DAYSİS, Darphane’nin mevcut kurumsal yapısına uygun şekilde özel olarak yapılandırılarak kurum sunucularına kuruldu.

Bu sayede;

• Belgelerin arama, filtreleme ve izleme işlemleri hızlandı,

• Arşiv süreçleri elektronik ortamda izlenebilir hale geldi,

• Bilgiye erişim süresi saniyelere indi,

• Kurumsal hafıza güvence altına alındı.

Tarihi Belgeler Bilimsel Titizlikle Korundu

Tarama ve indeksleme süreçleri, her birimden temsilcilerin gözetiminde, tarihî dokümanların özgünlüğüne zarar vermeden gerçekleştirildi.
Her dosya ve belge, kalite kontrol aşamalarından geçirilerek sistemde doğru kategoriye yerleştirildi.
Bu yaklaşımla hem fiziksel arşiv korundu hem de bilimsel tasnif kriterleri eksiksiz uygulandı.

Genel Müdür Şahin: “Bilgiye Kesintisiz Erişimin Gururunu Yaşıyoruz”

Proje tamamlandıktan sonra Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürü Abdullah Yasir ŞAHİN, kurum arşivinde incelemelerde bulunarak şu değerlendirmeyi yaptı:

“Türkiye Cumhuriyeti’nin en köklü kurumlarından biri olan Darphane’nin arşivlerini standartlara uygun biçimde düzenleyip dijital ortama aktararak kurumsal hafızamızı güvenli hale getirdik.
Bilginin güç olduğu gerçeğinden hareketle, bilgiye hızlı ve kesintisiz erişebilen bir kurum olma hedefimize ulaştığımız için büyük mutluluk duyuyorum.
Bu özgün ve kaliteli projenin hayata geçirilmesinde emeği geçen tüm kurum çalışanlarımızı ve yüklenici firma ekibini yürekten tebrik ediyorum.”

Yüzyıllık Miras, Dijital Güvenceyle Geleceğe Emanet

Bu proje ile Fatih Sultan Mehmet’in mirası olan Darphane arşivleri, modern teknolojilerle koruma altına alınarak gelecek nesillere aktarılabilir hale getirildi.
Artık Darphane, yalnızca para ve değerli evrak basan bir kurum değil; aynı zamanda tarihî hafızasını dijital olarak koruyan bir bilgi merkezi konumuna geldi.

5 milyon belgenin dijitalleştirildiği bu proje, Türkiye’nin kültürel mirasını çağın gereklerine uygun biçimde koruma vizyonunun somut bir örneği olarak tarihe geçti.