Bir arşivi düzenlemek, yalnızca dosyaları raflara yerleştirmekten ibaret değildir.
Çoğu kurumda yıllar içerisinde oluşan arşivler; farklı dönemlerde kullanılan dosyalama yöntemleri, taşınan belgeler, eksik tanımlamalar, numarasız klasörler ve birbirinden farklı fiziksel düzenler nedeniyle zaman içinde karmaşık bir yapıya dönüşür. Böyle bir arşivin içine doğrudan yeni bir düzen kurmaya çalışmak ise çoğu zaman mevcut keşmekeşin üzerine yeni bir karmaşa eklemek anlamına gelir.
Bizim arşiv düzenleme hizmetimiz, mevcut düzensizliği doğru şekilde analiz ederek, kuruma özel yeni ve sürdürülebilir bir arşiv sistemi oluşturmayı hedefler.
Bu nedenle işe hemen dosyaları taşımakla değil, mevcut durumu anlamakla başlarız.
Her arşivin kendine özgü bir yapısı vardır.
Arşivde hangi belge gruplarının bulunduğu, belge ve dosya miktarı, mevcut klasörleme sistemi, fiziksel yerleşim, dosya numaraları, tarih aralıkları, belge türleri ve mevcut kayıtlar öncelikle analiz edilir.
Bu aşamada amaç, arşivin yalnızca ne kadar büyük olduğunu değil, nasıl bir yapıya sahip olduğunu ortaya koymaktır.
Çünkü bilinmeyen bir arşivi düzenlemek mümkün değildir.
Önce mevcut durumu bilir, ardından nasıl bir sistem kurulması gerektiğine karar veririz.
Mevcut yapı ortaya çıkarıldıktan sonra kurumun ihtiyaçlarına uygun ideal arşiv modeli oluşturulur.
Hangi belgelerin hangi gruplar altında toplanacağı, dosya ve klasör yapısının nasıl oluşturulacağı, numaralandırma sisteminin nasıl uygulanacağı, fiziksel yerleşimin nasıl yapılacağı ve dijital arşivde hangi bilgilerin tutulacağı planlanır.
Bu aşama, arşivin gelecekte nasıl çalışacağının tasarlandığı aşamadır.
Amaç yalnızca bugünkü dağınıklığı ortadan kaldırmak değil, yarın yeniden dağılmayacak bir sistem kurmaktır.
Mevcut arşiv yapısı ile oluşturulması planlanan ideal yapı karşılaştırılır.
Nelerin değişmesi gerektiği, hangi dosyaların yeniden tanımlanacağı, hangi belgelerin numaralandırılacağı, hangi kayıtların eksik olduğu ve hangi alanlarda veri düzenlemesine ihtiyaç bulunduğu belirlenir.
Böylece arşivin mevcut durumundan hedeflenen yapıya geçiş için uygulanabilir bir iş planı ve yol haritası ortaya çıkarılır.
Planlama tamamlandıktan sonra uygulama aşamasına geçilir.
Bu aşamada arşiv;
Numaralandırılır → Tanımlanır → Veri girişi yapılır → Veriler düzenlenir → Dosya yapısı oluşturulur → Fiziksel yerleşim planlanır → Etiketlenir → Konumlandırılır → Dijital arşive aktarılır.
Her dosya ve belge, belirlenen kurallara göre sisteme dahil edilir.
Fiziksel arşiv ile dijital arşiv arasında bağlantı kurulacak şekilde dosyaların raf, dolap, klasör ve kutu konumları tanımlanır.
Böylece arşiv yalnızca düzenlenmiş olmaz; aranabilir, takip edilebilir ve yönetilebilir bir yapıya kavuşur.
Arşiv düzenleme hizmetimizin en önemli özelliklerinden biri, fiziksel düzenleme ile dijital arşiv yönetimini birbirinden bağımsız düşünmememizdir.
Dosyaların fiziksel olarak düzenlenmesi tek başına yeterli değildir.
Bir belgenin nerede olduğunu bilmek kadar, o belgeye dijital ortamdan hızlı ve doğru şekilde ulaşabilmek de önemlidir.
Bu nedenle oluşturulan arşiv yapısındaki veriler d-DAYSİS Dijital Arşiv ve Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi içerisine aktarılır.
Dosya numarası, belge türü, tarih, konu, kurumun ihtiyaç duyduğu diğer tanımlayıcı bilgiler ve fiziksel konum bilgileri sisteme işlenerek arşivin dijital karşılığı oluşturulur.
Böylece kullanıcı;
“Bu belge nerede?” sorusunun cevabını rafları tek tek kontrol ederek aramak yerine, sistem üzerinden saniyeler içerisinde bulabilir.
Bizim için arşiv düzenleme hizmeti;
dosyaları bir yerden başka bir yere taşımak veya rafları daha düzgün göstermek değildir.
Asıl iş, arşivin bilgisini ortaya çıkarmak ve bu bilgiyi sürdürülebilir bir sisteme dönüştürmektir.
Bu nedenle çalışma sürecimiz;
Keşfet → Analiz Et → Planla → Tanımla → Numaralandır → Veri Oluştur → Düzenle → Etiketle → Konumlandır → Dijitalleştir → d-DAYSİS'e Aktar
mantığıyla ilerler.
Sonuçta kurum, yalnızca daha düzenli bir arşive değil; bilinen, tanımlanmış, konumlandırılmış, dijital ortamda yönetilebilen ve gelecekte de sürdürülebilecek bir kurumsal arşiv sistemine sahip olur.
Doğru analiz, doğru planlama ve doğru uygulama ile en karmaşık arşivler bile sistematik, erişilebilir ve yönetilebilir bir yapıya dönüştürülebilir.
Dijital Arşiv olarak arşivinizi sadece düzenlemiyor, kurumunuzun bilgi hafızasını yeniden yapılandırıyoruz.
Türkiye (Türkçe)
Birleşik Arap Emirlikleri (Arabic)
Worldwide (English)