ÜSKÜDAR BELEDİYESİ

Üsküdar Belediyesi – İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Arşiv Düzenleme ve Kurtarma Projesi

Projenin Amacı

Üsküdar Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü bünyesinde bulunan arşiv malzemelerinin Standart Dosya Planına uygun şekilde tasnif edilmesi, düzenlenmesi ve sürdürülebilir bir arşiv yapısının kurulması amacıyla kapsamlı bir arşiv düzenleme ve iyileştirme çalışması gerçekleştirilmiştir.

Projenin temel hedefi; arşiv malzemelerinin güvenli şekilde korunması, doğru şekilde sınıflandırılması ve belgeye hızlı erişimin sağlanması olmuştur.

İhtiyaç ve Zorluklar

Kurum arşivinde yapılan ilk incelemelerde, bazı arşiv malzemelerinin fiziki koşullar nedeniyle zarar gördüğü ve özellikle su altında kalan arşiv kutularında bulunan belgelerin risk altında olduğu tespit edilmiştir.

Bu durum, arşiv malzemelerinin korunması, yeniden düzenlenmesi ve kayıt altına alınması için hızlı ve sistematik bir müdahaleyi gerekli kılmıştır.

Sunulan Çözüm

Proje kapsamında, Üsküdar Belediyesi kurum arşivinde kapsamlı bir düzenleme ve iyileştirme süreci yürütülmüş; tüm arşiv malzemeleri Standart Dosya Planına uygun şekilde tasnif edilerek modern arşiv yönetimi prensiplerine uygun bir yapı oluşturulmuştur.

Gerçekleştirilen çalışmalar kapsamında:

• Su altında kalan arşiv kutularındaki belgeler tespit edilerek güvenli şekilde çıkarılmıştır
• Zarar gören arşiv malzemeleri uygun şartlarda bakıma alınarak korunması sağlanmıştır
• Tüm dosyalara sistematik dosya numarası verilmiştir
• Her dosya için pafta, ada, parsel, mahalle ve ilgili diğer bilgiler üzerinden detaylı envanter çıkarılmıştır
• Mükerrer dosyalar tespit edilerek tek dosya altında birleştirilmiştir
• Tevhid ve ifraz işlemi gören dosyalar yeniden düzenlenmiş ve güncel hale getirilmiştir
• Arşiv verileri elektronik ortama aktarılmıştır
• Raf ve dolap etiketleme işlemleri gerçekleştirilmiştir
• Arşiv yerleşim planı oluşturularak standartlara uygun arşiv düzeni kurulmuştur

Elde Edilen Kazanımlar

Yürütülen çalışmalar sonucunda kurum arşiv yönetimi süreçlerinde önemli iyileşmeler sağlanmıştır:

• Fiziksel risk altındaki arşiv malzemeleri kurtarılarak güvence altına alınmıştır
• Kurumsal arşiv düzeni standartlara uygun şekilde oluşturulmuştur
• Belge ve dosyalara erişim süresi önemli ölçüde hızlanmıştır
• Veri bütünlüğü ve arşiv güvenliği sağlanmıştır
• İmar arşivine ait teknik belgeler sistematik ve izlenebilir hale getirilmiştir
• Kurumsal hafıza korunmuş ve sürdürülebilir arşiv yönetimi altyapısı kurulmuştur

Proje Kapsamı

Kurum: Üsküdar Belediyesi
Birim: İmar ve Şehircilik Müdürlüğü
Hizmet Türü: Arşiv Kurtarma, Düzenleme ve Standardizasyon
Kapsam:

• Arşiv tasnifi ve düzenleme
• Envanter çıkarma
• Dosya birleştirme ve güncelleme
• Fiziksel arşiv kurtarma ve bakım
• Veri aktarımı
• Raf ve dolap etiketleme
• Standartlara uygun arşiv düzeni kurulumu

✅ Sonuç

Gerçekleştirilen bu çalışma ile Üsküdar Belediyesi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü arşivleri standartlara uygun, güvenli ve yönetilebilir bir yapıya kavuşturulmuş; fiziksel risk altındaki arşiv malzemeleri korunarak kurumsal arşiv düzeni kalıcı şekilde tesis edilmiştir.

Bu proje, arşiv kurtarma ve yeniden yapılandırma süreçlerinde başarılı bir uygulama örneği olarak kuruma önemli bir operasyonel ve kurumsal değer kazandırmıştır.