Nişantaşı Üniversitesi, kurumsal hafızasını korumak ve operasyonel hızını artırmak amacıyla başlattığı Dijital Arşiv Projesi’ni başarıyla tamamladı. Bu kapsamlı dönüşüm projesi ile üniversitenin tüm akademik ve idari dokümantasyonu, modern teknolojilerle dijital dünyaya taşındı.
Projenin Kapsamı ve Uygulama Süreci
Üniversite arşivlerinde yer alan materyallerin dijital ortama aktarılması süreci, profesyonel bir servis büro hizmeti ile titizlikle yürütüldü. Proje kapsamında şu teknik adımlar gerçekleştirildi:
Büyük Ölçekli Sayısallaştırma: Toplam 1.400.000 sayfa A3 ve A4 boyutundaki evrakın yüksek kalitede taraması yapıldı.
Akıllı İndeksleme ve OCR: Sayısallaştırılan her bir sayfa OCR (Optik Karakter Tanımlama) servisinden geçirilerek metin aranabilir hale getirildi ve 1.400.000 alan indekslendi.
Sistemsel Altyapı: Verilerin yönetimi için d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Otomasyonu kuruldu ve üniversitenin ihtiyaçlarına uygun şekilde yapılandırıldı.
Fiziksel Düzenleme: Belgeler barkodlanarak tasnif edildi; dijitalleşme süreci sonunda tüm dosya ve klasörler raflara sistemli bir şekilde yerleştirildi.
Dijitalleşen Birimler
Proje; İnsan Kaynakları, Öğrenci İşleri, Muhasebe, Satınalma gibi kritik departmanların yanı sıra Karar Defterleri ve Üniversite Yazışmaları gibi tüm resmi belgeleri kapsayacak şekilde geniş bir yelpazede uygulandı.
"Arşivler Üniversitelerin En Büyük Entelektüel Sermayesidir"
Projenin tamamlanması vesilesiyle düzenlenen kullanıcı eğitim toplantısında konuşan Nişantaşı Üniversitesi Genel Sekreteri Ahmet Süngeriçlioğlu, projenin önemini şu sözlerle vurguladı:
"Üniversitelerin en büyük entelektüel sermayeleri arşivleridir. Binalar değişir, insanlar değişir ama kalıcı olan ve hukuki delil niteliği de taşıyan arşivleridir. YÖK Mevzuatına uygun planladığımız projemizi başarıyla tamamlayarak hizmete alıyoruz. Dijital ortama aktarılan 1.400.000 belgenin içinde aradığımız bir belgeye 2 saniyede erişebiliyor olmamız, projenin ne denli başarıyla tamamlandığını göstermektedir."
Geleceğe Güçlü Bir Adım
Bu dönüşüm sayesinde Nişantaşı Üniversitesi, hem YÖK mevzuatına tam uyum sağlamış hem de bilgiye erişim hızını maksimum seviyeye çıkararak idari süreçlerinde büyük bir verimlilik elde etmiştir. Projenin başarısında emeği geçen tüm birim amirlerine, arşiv sorumlularına ve teknoloji paydaşlarına teşekkür ederiz.
Diğer Referanslarımız
FORD OTOSAN A.Ş (Dijitalleştirme [ Belge ve Proje Tarama] Hizmetleri)
NİLÜFER ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİ (Dijitalleştirme [ Belge ve Proje Tarama] Hizmetleri)
ICYF | İSLAM KONFERANSI GENÇLİK FORUMU (Dijitalleştirme [ Belge ve Proje Tarama] Hizmetleri)
İSTANBUL KENT ÜNİVERSİTESİ (Dijitalleştirme [ Belge ve Proje Tarama] Hizmetleri)
Türkiye (Türkçe)
Birleşik Arap Emirlikleri (Arabic)
Worldwide (English)
