İBB ULAŞIM KOORDİNASYON DİJİTAL ARŞİV PROJESİ

İBB Ulaşım Koordinasyon Arşivi Dijital Ortama Taşındı
Türkiye’nin en büyük kentinin ulaşım planları, coğrafi bilgi sistemiyle entegre dijital arşiv yapısına kavuştu.

İstanbul’un Ulaşım Hafızası Dijital Ortama Aktarıldı

İstanbul Büyükşehir Belediyesi’nin (İBB) en stratejik birimlerinden biri olan Ulaşım Koordinasyon Müdürlüğü, kent ulaşımına ilişkin yüzlerce proje, plan ve belgeyi kapsayan geniş arşivini dijital ortama taşıdı.
Proje kapsamında; arşiv belgelerinin tasnif edilmesi, uygun formatta kurgulanması, taranması, indekslenmesi ve Doküman Görüntüleme Sistemi’ne aktarılması işlemleri firmamız tarafından başarıyla tamamlandı.

Ayrıca, taranan belgelerin konum bilgilerinin İBB’nin Coğrafi Bilgi Sistemi (CBS) altyapısına entegre edilmesi sağlanarak, İstanbul’un ulaşım planlarının dijital erişim kabiliyeti güçlendirildi.

Kapsamlı Dijital Arşiv Projesi Hayata Geçirildi

İBB’nin uzun yıllardır çeşitli ortamlarda saklanan ulaşım planları, haritalar ve teknik projeleri, d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi üzerinde yeniden düzenlenerek dijitalleştirildi.
Proje süreci, ulusal arşiv standartlarına ve İBB’nin kurumsal kimliğine uygun şekilde yürütüldü.

Proje kapsamında gerçekleştirilen başlıca çalışmalar şunlardır:

• Bütün belgeler dijital ortama aktarıldı.

• A0 geniş formatlı plan ve projeler yüksek çözünürlükte taranarak sisteme yüklendi.

• Arşiv bütünlüğü korunarak her klasöre kurumsal arşiv numarası verildi.

• Tüm belgeler d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi’ne aktarıldı.

• Belgeler indeksleme ve OCR (Optik Karakter Tanıma) işlemlerine tabi tutuldu.

• Yıpranmış klasörler yenilendi, İBB kurumsal kimliğine uygun etiket tasarımları hazırlandı.

• Belgelerin konum bilgileri, İBB Coğrafi Bilgi Sistemi (CBS) üzerinde ilişkilendirildi.

• Taranan belgelerin UBS Portal ile web servis entegrasyonu gerçekleştirildi.

Ulaşım Planları Artık Dijital Harita Üzerinde

Projenin en önemli bileşenlerinden biri, ulaşım projelerinin konumsal verilerle entegre edilmesi oldu.
Taranan pafta ve planlardaki koordinat verileri, İBB Coğrafi Bilgi Sistemi’ne işlenerek, kullanıcıların dijital harita üzerinde ilgili projeleri doğrudan görüntüleyebilmesi sağlandı.

Bu sayede;

• İstanbul’un mevcut ve geçmiş dönem ulaşım projelerine mekânsal erişim kolaylaştı,

• Planlama ve yatırım süreçlerinde veri temelli karar alma kabiliyeti arttı,

• Farklı birimlerin ve kurumların aynı veri üzerinden ortak çalışabilmesi mümkün hale geldi.

Kurumsal Hafıza d-DAYSİS Üzerinden Yönetiliyor

Proje kapsamında İBB sunucularına kurulan d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Otomasyonu, İstanbul’un ulaşım belgelerini merkezi bir yapı altında topladı.
Sistem sayesinde belgeler;

• Yetki seviyelerine göre güvenli biçimde erişilebilir,

• Metin içi ve üstveri bazlı aramalarla hızlıca bulunabilir,

• Coğrafi koordinatlar ve indekslerle ilişkilendirilebilir hale getirildi.

d-DAYSİS, aynı zamanda sürdürülebilir dijital arşiv yönetimi, veri güvenliği ve kurumsal standartlara uygun belge erişimi açısından İBB’nin kurumsal hafızasına güçlü bir altyapı kazandırdı.

Eğitimler ve Uygulamalı Atölye Çalışmaları Gerçekleştirildi

Proje sürecinde sadece teknik işlemler değil, kurum personelinin kapasite geliştirilmesi de önceliklendirildi.
Bu kapsamda İBB personellerine uygulamalı eğitimler verilerek, aşağıdaki konularda uzmanlaşmaları sağlandı:

• Arşiv tasnifi ve niteleme süreçleri

• Dijitalleştirme ve indeksleme yöntemleri

• Kalite kontrol süreçleri

• Kurumsal arşiv yönetim sistemi kullanımı

Eğitimlerin ardından personel, kendi birimlerinde dijital arşiv yönetimi süreçlerini sürdürebilir hale getirildi.

Türkiye’nin En Büyük Kenti İçin Stratejik Dijital Dönüşüm

İstanbul gibi çok katmanlı bir ulaşım yapısına sahip metropolde, geçmiş ve güncel planlara hızlı erişim; yeni ulaşım yatırımlarının planlanmasında büyük önem taşıyor.
Bu proje, İBB’nin ulaşım birimlerinde dijital dönüşümün en somut adımlarından biri oldu.

Uzman ekipler tarafından yürütülen çalışmalar sonucunda;

• Belgeler fiziksel bozulma riskinden korundu,

• Arşiv alanları verimli şekilde düzenlendi,

• Belgeler web tabanlı erişimle dijital ortamda güvenle saklanır hale geldi.

“İstanbul’un Ulaşım Hafızasını Geleceğe Taşıdık”

Proje ekibinden yapılan açıklamada şu ifadelere yer verildi:

“Bu proje, yalnızca bir dijitalleştirme çalışması değil, aynı zamanda İstanbul’un ulaşım hafızasının geleceğe taşınmasıdır.
Belgeler, haritalar ve projeler d-DAYSİS sistemiyle güvenli, erişilebilir ve sürdürülebilir hale getirildi.
Coğrafi Bilgi Sistemi entegrasyonu ile artık ulaşım planları, dijital harita üzerinde anlık olarak görüntülenebiliyor.”

Ulaşım Arşivinde Yeni Dönem Başladı

İBB Ulaşım Koordinasyon Müdürlüğü arşivi, artık sadece bir belge deposu değil, coğrafi ve dijital olarak etkileşimli bir bilgi merkezi konumunda.
d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi sayesinde İstanbul’un ulaşım geçmişi, bugünü ve geleceği tek platformda buluştu.

Bu projeyle birlikte İstanbul, dijital kent yönetimi vizyonunda bir adım daha ileriye taşındı ve Türkiye’nin en büyük ulaşım arşivi, artık bir tık uzaklıkta.