Devlet Su İşleri Dijital Arşiv Projesi

DSİ ISPARTA DSİ 18. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ  Dijital Arşiv Projesi 

Isparta DSİ Genel Müdürlüğü 18. Bölge Müdürlüğü Barajlar ve HES Şube Müdürlüğü’nde 2013 yılı sonu itibariyle gerçekleştirdiğimiz arşivdeki dosyaların taranarak sayısallaştırması işi
tamamlanarak kuruma teslim edilmiştir.

Proje kapsamında;

Dosyalar SDP'ye uygun tasnif, envanter girişi, mükerrer kayıtların tespiti, ilgili dosyaların birleştirilmesi ve etiketlenmesi gibi Fiziksel Arşiv Düzenleme işlemleri ile işe başlanmıştır.

Her bir dosya için ,dosya envanter işlemi ve veri girişlerinin yapılmış[ Proje Adı, Dosya Adı, Dosya No, Firma Adı gibi bilgiler üzerinden tek tek nitelenerek envanter formlarına kaydedilmiştir.]
Proje kapsamında  toplam işlem gören dosya sayısı 6542 adet olmuştur.

Proje kapsamında ayıklama işlemi yapılmış, kamu kaynaklarının israfının önüne için,kurumun rehberliğinde mükerrer taramaların önüne geçilmiştir.
Spiralli olan dosyalar idarenin gözetiminde Matbaada işleme girmiş, matbaada giyotin ile ayrıştırılan belgeler yine idarenin talimatı doğrultusunda kutulara konularak arşive
kaldırılmıştır.

DİJİTAL ORTAMA AKTARMA İŞLEMLERİ KAPSAMINDA İSE;
Fiziksel Arşiv aşamasından sonra ayıklama işlemi ile taranacak olan toplam 6.368 adet dosya tarama işlemine alınmış, tarama işlemlerinde tekli ve çoklu tarama işlemi [Provenansa uygunluk] yapılmıştır.
Her bir dosya barkod numarasına göre taranmıştır. Çoklu ve tekli ayraçlar ile belge aralarına ayraç konulmuş ve karışıklığın önüne geçilmiştir.
Tarama işlemi 300-400 DPI TIFF formatında  taranmıştır.

Proje kapsamında toplam 1 milyon on bin sayfa dijital ortama aktarılmıştır.

 
PAFTA TARAMA İŞLEMİ
A3’ten daha büyük olan A0, A1 gibi evrakları da Line Scan (hat tarayıcı) ile taranarak dijital ortama aktarılmış ve proje kapsamında taranan proje adedi 21.085 adet gerçekleştirilmiştir.

ADLANDIRMA(İNDEKSLEME) İŞLEMİ
İndeksleme işleminde 1.010.000  adet belge 230.140 alandan adlandırılmıştır. Pafta indekslemede 21.085 adet indeksleme işlemi yapılmıştır.

ETİKETLEME İŞLEMİ
İndeksleme işlemi bitirildikten sonra da projelere ait klasörler Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart Dosya Planı’na göre etiketlenmişlerdir.

İhale şartnamesinde Yazılım Temini konulmamış olmasına rağmen, yapılan işin kullanılabilmesi ve işlemlerin aksamaması adına , idarenin isteği doğrultusunda YAYSİS Arşiv Yönetim Sistemi kurum sunucularına  bedelsiz olarak kurulmuş ve projenin başarıyla sonuçlanması sağlanmıştır.