BALSU(Balıkesir Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğü) Arşiv Projesi

BALIKESİR SU VE KANALİZASYON İDARESİ DİJİTAL ARŞİV PROJESİ TAMAMLANDI
Üç aşamalı proje ile milyonlarca belge d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi’ne aktarıldı.

Balıkesir’de Dijital Dönüşümün Yeni Adımı

Balıkesir Büyükşehir Belediyesi’ne bağlı Balıkesir Su ve Kanalizasyon İdaresi (BASKİ), bilgiye erişim ve belge yönetimi süreçlerini modernize eden dev bir dönüşüme imza attı.
Dijital Arşiv Projesi, üç aşamalı bir plan çerçevesinde hayata geçirilerek, kurumun milyonlarca belgeden oluşan arşivi, d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi üzerinden dijital ortama aktarıldı.

Proje ile birlikte BASKİ, hem kurumsal hafızasını güvence altına aldı hem de vatandaş odaklı hizmetlerinde hız ve verimlilik sağladı.

Birinci Aşama: Dijital Altyapı Kuruldu

Projenin ilk etabında sektörün lider çözümü olan d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi, BASKİ’nin altyapısına entegre edilerek dijital arşiv sisteminin temelleri atıldı.
Bu süreçte;

• Kuruma 4 ay süreyle uzman arşivci desteği sağlandı,

• Abone İşleri Daire Başkanlığı’na bağlı tüm şubelerde eş zamanlı dijitalleştirme çalışmaları başlatıldı,

• Kurum personeline eğitim ve danışmanlık hizmetleri verildi,

• Belgelerin tarama, indeksleme ve arşivleme işlemleri d-DAYSİS üzerinden yönetilmeye başlandı.

Kısa sürede milyonlarca belgenin dijital ortama aktarılmasıyla BASKİ, artık tüm arşiv süreçlerini tamamen dijital platform üzerinden yönetebilir hale geldi.

Abone Dosyaları Dijital Ortamda

Projenin en kritik aşaması olan Abone İşleri Arşivi’nin dijitalleştirilmesi, Balıkesir genelindeki tüm şubeleri kapsayacak şekilde tamamlandı.
Belgeler, yüksek çözünürlüklü tarama ve OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojileriyle sisteme aktarıldı.
Her dosya; abone numarası, işlem türü, tarih, bölge gibi parametrelerle indekslenerek arama süreleri saniyelere indirildi.

Bu sayede:

• Personelin belgeye erişim süresi önemli ölçüde kısaldı,

• Vatandaş taleplerine anında yanıt verilebilir hale gelindi,

• Fiziksel arşiv yükü ve kâğıt tüketimi büyük oranda azaldı.

BASKİ, bu dönüşüm sayesinde hem operasyonel verimliliğini artırdı hem de doğa dostu, sürdürülebilir bir belge yönetimi kültürü oluşturdu.

“Vatandaşa Hızlı ve Kesintisiz Hizmet” Vizyonu Hayata Geçiyor

Projenin tanıtım toplantısında konuşan BASKİ Bilgi İşlem Daire Başkanı Burhan Derici, dijital arşivin kurumun hizmet anlayışında yeni bir dönemi başlattığını vurguladı:

“Belge sirkülasyonunun en yoğun olduğu Abone İşleri Arşivinin dijitalleştirilmesiyle süreci başlattık.
Yasal saklama süresi uzun olan belgelerin planlı biçimde dijital ortama aktarılmasıyla kurumsal hafızamızı güvence altına alıyoruz.
Vatandaşa hızlı ve kesintisiz hizmet sunma misyonumuzun önemli bir aşamasını daha gerçekleştirdik.
Artık personelimiz belgeye anında erişebiliyor, vatandaş talepleri saniyeler içinde karşılanabiliyor.”

Derici, projeye katkı sağlayan tüm kurum personeline ve yüklenici firmaya teşekkür ederek, sürecin koordinasyon içinde, planlı ve başarıyla yürütüldüğünü belirtti.

Kurumsal Destek ve Güçlü İşbirliği

Proje, BASKİ Genel Müdürü İzzet Günal’ın stratejik desteği ve yönlendirmesiyle yürütüldü.
Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ve Arşiv Şube Müdürlüğü ekiplerinin özverili çalışmaları, dijital dönüşüm sürecinin sağlıklı ilerlemesini sağladı.
Proje, sadece teknik bir uygulama değil, aynı zamanda BASKİ’nin kurumsal kültüründe dijital farkındalık oluşturan bir gelişme oldu.

d-DAYSİS: Kurumsal Arşiv Yönetiminde Güvenli ve Akıllı Çözüm

Projede kullanılan d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi, belgelerin yaşam döngüsünü uçtan uca yöneten entegre bir yazılım çözümü olarak öne çıkıyor.
Sistem, BASKİ’nin dijital arşiv yapısına özel olarak yapılandırıldı ve şu özellikleriyle dikkat çekiyor:

• Web tabanlı erişim ve rol bazlı güvenlik,

• Tam metin arama (Full Text Search) özelliğiyle belgelerde saniyeler içinde sonuç bulma,

• Standart Dosya Planı (SDP) ve saklama planı yönetimi desteği,

• Otomatik indeksleme ve versiyonlama altyapısı,

• Yedekli ve sürdürülebilir sistem mimarisi.

Bu yapısıyla d-DAYSİS, yalnızca bir arşiv otomasyonu değil, kurumsal bilginin güvenli yönetimini sağlayan stratejik bir platform konumunda.

Sonuç: Balıkesir, Arşivlerini Geleceğe Taşıyor

BASKİ’nin Dijital Arşiv Projesi, Türkiye’de yerel yönetimler arasında örnek bir dijital dönüşüm modeli olarak gösteriliyor.
Proje sonucunda;

• Fiziksel belge saklama ihtiyacı azaldı,

• Bilgiye erişim hızlandı,

• Veri güvenliği ve izlenebilirlik sağlandı,

• Vatandaşa sunulan hizmet kalitesi yükseldi.

Artık Balıkesir’de belgeye ulaşmak sadece bir tık uzağında.
d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi ile BASKİ, hem dijital belediyecilik vizyonuna katkı sundu hem de kamu kurumlarında “akıllı arşiv yönetimi” dönemini başlatan öncü kurumlardan biri oldu.