SÜRGÜNLER DİYARI ARŞİVLERDEN, BİLGİ VE BELGE MERKEZLERİNE...

SÜRGÜNLER DİYARI ARŞİVLERDEN, BİLGİ VE BELGE MERKEZLERİNE...

Hazin bir öyküsü vardır arşivlerimizin.
Sürgün edilen personellerin diyarıydı uzun yıllar arşivlerimiz.
Her şeyin düzensizce konulduğu depolar gibiydi.
Aranılan belgelere ulaşılamaz, müşteri ve vatandaşın bilgi talepleri karşılanamazdı.
Bu gün git ve yarın gel dönemleriydi.

Sonra.
Düzenleme işlemine tabi tutulmadan ne varsa taranan ve tarandığı halde fiziki belgenin bulunamadığı arşivler dönemi.

Heba edilen emekler ve israf edilen kaynaklar.

Daha acısı ise, tarama esnasında, dosyanın fiziki yapısının bozulması, taranan belgenin ilgili belge grupları ile bağının kesilmesi ile karıştırılan belgeler.

Sektörün emekleme döneminde, itibar suikastına uğradığı zamanlar.

Acı tecrübelerden sonra ise;
Doğru bir arşivin kurulmasında takip edilecek yöntemler belliydi ve sonunda bu doğruya erişilebildi.
Yapılması gereken; Standartlara uygun olarak arşivin düzenlenmesi ve düzenlenen arşivin dijital ortama aktarılması sürecinin takip edilmesiydi.

Tasnif işlemleri,

Envanterlerin oluşturulması,
Saklama planlarına göre ayıklanacak dosyaların belirlenmesi ve ayıklanması,
İmha listelerinin oluşturularak idareye sunulması,
Yasal olarak muhafazası gereken arşivin Fiziksel Arşiv Düzenleme işlemlerinin yapılması,
Kullanım sıklığı ve yasal saklama süreleri dikkate alınarak ,belgelerin taranması, indekslenmesi ve arşiv otomasyonuna aktarılması,
Tüm bu süreçlerin takip edildiği ve uygulandığı arşiv projeleri, başarılı projeler olmuştur.

Arşiv işi sadece dosyaları raflara dizmekten ibaret olmadığı gibi, belgeleri tarayıp dijital ortama aktarmaktan da ibaret değildir.
Dosyaların nitelendirilmesi, dosya üst verilerinin sisteme girilmesi, her bir dosyaya barkot oluşturulması, belge ve belge gruplarının 13298 standardına göre taranması, her bir belgenin indeks alanlarının belirlenmesi ve sisteme girilmesi, dosya ve belgelerin saklama sürelerinin tespiti, dosya planlarına göre arşivin yeniden yapılandırılması vb. bir çok uzmanlık gerektiren faaliyetleri kapsamaktadır.

İdeal Arşiv Projesi için yaptığımız şey;

Müşterinin yapısına uygun d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemini kuruyoruz ve müşterinin isteğine göre yapılandırıyoruz.

Proje kapsamında dijitalleştirilecek her bir dosya türünden 2'şer örnek yapıp, müşterinin projeden net beklentilerini alıyoruz.

Günlük taranan ve indekslenen tüm işleri müşterinin kullanımına sunuyoruz. Eş zamanlı olarak arşiv projesi kullanılırken aynı zamanda yapılan işlemlerin kalite kontrolü sağlanmış oluyor.

Yine proje sürerken müşterinin bilgi taleplerinin karşılanması ile eğitim süreçleri uygulamalı olarak sunulmuş oluyor.

Sadece Belge Tarama ile Belge Bilgi Yönetiminin sağlanmayacağı aşikardır.

Yapılması gereken süreç;

• Arşivin Düzenlenmesi,
• d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sisteminin kurulması,
• Belgelerin Standartlara uygun Dijitalleştirilmesi ve indekslenmesi,
• Müşteri bünyesinde kullanılan diğer otomasyonlarla Entegrasyonun sağlanması,
• Dijital dönüşümün sağlıklı yürütülmesi için d-CoreEBYS, Elektronik Belge Form ve Süreç Yönetim Sistemi ile , belgelerin elektronik ortamda üretilmesi, yürütülmesi, onaylanması ve iletilmesinin sağlandığı yapıyı kuruyoruz.

Türkiye Cumhuriyetinin hukuk mevzuatına ve yönetmeliklerine uygun geliştirdiğimiz %100 yerli ve milli olan yazılımlarımız (d-DAYSİS ve d-CoreEBYS) ile ülkemize uçtan uca çözüm sunan lider markaları ile hizmet sunuyoruz.

2012 yılından bu güne kadar bir çok özgün projeye imza atan firmamız, deneyimli kadrosuyla şirket ve kurumların arşiv işlerine taliptir.

Bilgi Belge Merkezlerinizi kurmanin ayricaliğini yaşatiyoruz.

Belgeye ulaşmanin en kisa yolu...
www.dijitalarsiv.com

Ali METE

Yönetim Kurulu Başkanı