d-CoreEBYS nedir ve Faydaları nelerdir?

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ NEDİR? 

d-CoreEBYS Elektronik Belge Form ve Süreç Yönetim Sistemi

EBYS Markamız, d-COREBYS’nin işletmenize sağlayacağı faydalar nelerdir?

Tüm yazışmalarınızın elektronik ortamda üretildiği, dağıtıldığı, incelendiği, onaylandığı ve arşivlendiği yapıyı sağlamaktadır.

Elektronik Doküman Yönetim Sistemi olarak ta adlandırılabilecek bu çözümler, işletmelere önemli maliyet tasarrufu ve iş akışı iyileştirme fırsatları sunmaktadır.

İşletmelerin, iç ve dış yazışmalarının bilgisayar üzerinden yapılmasını, yazışmaların standartlaşmasını, yazışma sevk, paraf ve onay sürelerinin kısalmasını, harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesini ve yazışmaların sağlıklı bir şekilde dijital olarak arşivlenmesini sağlayan Otomasyondur.

Firmamız tarafından TS 13298 standardına uygun olarak geliştirilen d-COREBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemimiz, işletmelerin ihtiyacını karşılayan kullanıcı dostu yapısı ile işletmenize önemli katkılar sağlayacaktır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile kâğıttan, zamandan ve emekten tasarruf sağlanacak, işlemlerin daha hızlı ve koordineli yapılması ile müşterilere daha nitelikli hizmet sunma imkânı elde edilmiş olacaktır.

Elektronik belge yönetimi sistemi, geleneksel iş akış modelinden oldukça farklı bir biçimde kurumsal iletişimin tamamen ağ üzerinden sürdürülmesine olanak sağlayacaktır.

Yeni sistemle işlemler daha kısa sürede sonuçlandırılacak, harcanan emek, bütçe ve çalışma süresinden ciddi anlamda tasarruf elde edilecektir.

ELEKTRONİK İMZALI BELGE DÖNEMİ

EBYS ile işletmede yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak veya geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecektir.

Sistemin web temelli altyapısı sayesinde, işletme binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacaktır.

Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanacaktır.

ELEKTRONİK ARŞİVLER VE YER TASARRUFU

Tüm işletmelerde fiziksel belgeler için ayrılan arşiv alanları geniş bir yer kaplamaktadır. Her geçen gün artan belge üretimine paralel olarak depolama alanlarına duyulan ihtiyaç ta artmaktadır. Arşivlerin güvenliğini sağlamak için alınacak koruma tedbirleri ve tahrip olan arşivlerin bakımı gibi etkenler de işletmelere ek mali yük getirmektedir.

Ayrıca yangın, su taşkını, nem, ısı, hırsızlık ve yetkisiz müdahale gibi risk faktörlerine karşı geniş geleneksel depolama alanlarını korumak, elektronik depolamaya oranla daha zor ve maliyetlidir. Fiziksel depolama alanına ihtiyaç duymayan elektronik belge yönetimi sistemi ise geleneksel sisteme göre daha  güvenli bir ortam sağlayacaktır.

HIZLI ERİŞİM

İşletmelerde arşivlerin  geleneksel yöntemlerle saklanması, işlemlerin yavaş yürümesine, dosyalama sürecinde hata yapılmasına ve dolayısıyla erişim sorunlarının yaşanmasına neden olabilmektedir. D-COREBYS ile belgelere daha kısa sürede erişim imkânı verecek olan sistem sayesinde ise iş gücü performansı artacak, uyarı sistemi aracılığıyla hata riski azalacağından, kurumsal verimlilik de üst seviyelere çıkarılmış olacaktır.

d-COREBYS Elektronik Belge Yönetimi Sistemi ile birçok yönden tasarruf elde edilecektir. Geleneksel Sistemde yüksek maliyetlere neden olan çoğaltma ve kopyalama işlemleri, EBYS ile yok denecek kadar az yapılacağından kâğıttan ve zamandan tasarruf sağlanacak, birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesine imkân veren sistem, tıkanan noktaların raporlanmasını kolaylaştıracak, böylece değerlendirmede doğru, kolay ve hızlı bir şekilde yapılabilecektir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (d-COREBYS) İşletmenize Neler Kazandırır?

GENEL AVANTAJLARI

• Elektronik İmza ile güvenli yazışma,
• Her yerden işlem yapma imkanı,
• Güvenilir Belge Yedekleme,
• Süreçlerin hızlı ve kesintisiz işletilmesi,
• Belge kaybının önlenmesi
• Belge ve bilgi mahremiyetinin korunması,
• Yazışma usul ve esaslarında bütünlük,
• Zaman israfının önlenmesi,
• Personel tasarrufunun sağlanması,
• Kırtasiye giderlerinde tasarrufun sağlanması,
• Kamu kurumları ile KEP (Kamu Elektronik Posta) elektronik yazışma,
• Hiyerarşik yapının ve kuralların standarda bağlanması,
• İş kaybının önlenmesi,
• Personel motivasyonu,
• İş akışında aksayan yönlerin rehabilitasyonu,
• Prestij sağlanması,
• Arşivsel bütünlüğün sağlanması ve arşiv belgelerine hızlı erişim
• Etkin işlem ve yasal mavzuata uygunluk,
• Belge ve bilginin merkezileşmesi,
• Hızlı havale, doğru yönlendirme ve sağlıklı süreç izleme,
• Kolay yönetim ve sağlıklı iletişim,
• Entegrasyon ve bütüncül belge yönetimi,
• Kâğıtsız sistemin kurulması ve bulaşıcı hastalık riskinin önlenmesi,

BÜTÜNCÜL BELGE BİLGİ YÖNETİMİNİN KURULMASI SÜREÇLERİ

EBYS Kurulması ve işleme alınması:

d-COREBYS ile güncel evrakların Elektronik Ortamda üretilmesi,

Fiziki Arşivin Düzenlenmesi ve Ayıklama İmha İşlemleri:

Geçmiş arşivlerin standartlara uygun düzenlenmesi ve yasal saklama sürelerini dolduran belgelerin ayıklanması ve yasal prosedürlere uygun imha edilmesi,

Fiziki Arşivlerin Elektronik Ortama Alınması(Dijital Arşiv):

Yasal Saklama süreleri devam eden belgelerin dijitalleştirilmesi ve indekslenmesi gerçekleştirilecektir.

NİHAİ OLARAK;

(d-DAYSİS) Dijital Arşiv Otomasyonu ile d-COREBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi)’ nin web servis entegrasyonlarının sağlanması ile belge ve bilgi yönetiminde bütüncül yapının kurulması sağlanmış olacaktır.

15 yıllık Arşivcilik deneyimlerimizden yola çıkarak, standartlara uygun geliştirdiğimiz ve işletmelerin taleplerine göre şekillenen %100 yerli ve milli olan Elektronik Belge Yönetim Sistemimiz, işletmelerin hizmetine sunulmuştur.