UŞAK İL ÖZEL İDARESİ

Uşak İl Özel İdaresi – İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Dijital Arşiv Projesi

Projenin Amacı

Uşak İl Özel İdaresi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü bünyesinde bulunan arşiv belgelerinin dijital ortama aktarılması, güvenli şekilde saklanması, hızlı erişilebilir hale getirilmesi ve kurumsal arşiv yönetim süreçlerinin modern bir yapıya kavuşturulması amacıyla kapsamlı bir Dijital Arşiv Projesi hayata geçirilmiştir.

Proje kapsamında, yüksek hacimli belge ve proje paftalarının dijitalleştirilmesi, indekslenmesi ve kurumsal arşiv otomasyonunun kurulması hedeflenmiştir.

İhtiyaç ve Zorluklar

Kurum arşivinde yapılan incelemelerde, yüksek hacimli imar dosyalarının fiziksel ortamda tutulduğu, belgeye erişim süreçlerinin zaman aldığı ve arşiv yönetiminin dijital ortamda sürdürülebilir bir yapıya ihtiyaç duyduğu tespit edilmiştir.

Bu nedenle, hem fiziksel arşiv düzeninin standardize edilmesi hem de dijital arşiv altyapısının kurulması stratejik bir gereklilik olarak ortaya çıkmıştır.

⚙️ Sunulan Çözüm

25 Şubat 2025 tarihinde başlatılan proje kapsamında, arşivde kapsamlı inceleme yapılmış ve aynı gün içerisinde arşiv düzenleme ve dijitalleştirme çalışmalarına başlanmıştır.

Proje çerçevesinde, d-DAYSİS | Dijital ve Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi temin edilmiş, kurulmuş ve yapılandırılarak aktif şekilde kullanıma alınmıştır.

Gerçekleştirilen çalışmalar kapsamında:

• 700.000 sayfa belge tarama işlemi gerçekleştirilmiştir
• 700.000 sayfa belge indeksleme ve OCR işlemi tamamlanmıştır
• 150.000 metre proje ve pafta tarama ve indeksleme işlemi başarıyla yapılmıştır
• Arşiv dosyalarına geçici ve kalıcı barkot numaraları verilmiştir
• Dosyalar ada, parsel, mahalle ve malik bilgilerine göre tasnif edilmiştir
• Tüm dosyaların envanteri çıkarılmış ve veri girişleri yapılmıştır
• Arşiv yerleşim planı oluşturularak dosyaların konum bilgileri sisteme tanımlanmıştır
• A3, A4 ve A0 tarayıcı cihazlarının kurulumu gerçekleştirilmiştir
• Fiziksel arşiv düzeni standartlara uygun şekilde oluşturulmuştur
• Kurumsal arşiv otomasyonu kurulmuş ve devreye alınmıştır
• Kurum personeline sistem kullanımı ile ilgili eğitimler verilmiştir

Proje süresince, veri bütünlüğü ve dosya erişim parametrelerinin doğruluğu öncelikli olarak ele alınmış; tüm işlemler planlı ve kontrollü bir şekilde yürütülmüştür.

Elde Edilen Kazanımlar

Projenin tamamlanmasıyla birlikte kurumun arşiv yönetimi süreçlerinde önemli iyileşmeler sağlanmıştır:

• Kurumsal arşiv belgeleri güvenli şekilde dijital ortama aktarılmıştır
• Belge ve proje paftalarına erişim süresi önemli ölçüde hızlanmıştır
• Arşiv yönetimi süreçleri standart hale getirilmiştir
• Veri bütünlüğü ve izlenebilirlik sağlanmıştır
• Fiziksel arşiv yükü azaltılmıştır
• Kurumsal hafıza güvence altına alınmıştır
• Dijital arşiv altyapısı sürdürülebilir hale getirilmiştir

Proje Kapsamı

Kurum: Uşak İl Özel İdaresi
Birim: İmar ve Şehircilik Müdürlüğü
Proje Başlangıç Tarihi: 25 Şubat 2025
Hizmet Türü: Dijital Arşiv ve Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi Kurulumu

Kapsam:

• Belge tarama ve dijitalleştirme
• İndeksleme ve OCR işlemleri
• Pafta ve proje tarama
• Barkotlama ve envanter çıkarma
• Fiziksel arşiv düzenleme
• Kurumsal arşiv otomasyonu kurulumu
• Yazılım temini ve yapılandırma
• Eğitim ve teknik destek

✅ Sonuç

Hazırlanan iş planı doğrultusunda yürütülen çalışmalar başarıyla tamamlanmış; Uşak İl Özel İdaresi İmar ve Şehircilik Müdürlüğü arşivleri standartlara uygun, güvenli ve sürdürülebilir bir dijital arşiv yapısına kavuşturulmuştur.

Gerçekleştirilen bu proje ile kurumun belge yönetimi süreçleri hızlanmış, arşiv yönetimi modern teknolojilerle desteklenmiş ve kurumsal bilgiye erişim kolaylaştırılmıştır.