Şahinbey Belediyesi Dijital Arşiv Projesi

Projenin Amacı
Türkiye’nin nüfus bakımından en büyük 3. ilçesi olan Şahinbey, dijital arşiv ve belge yönetim süreçlerini modernize ederek vatandaş odaklı hizmetlerini daha verimli hâle getirmeyi hedeflemiştir. Projenin amacı, tüm evrak ve dosyalara hızlı, güvenli ve kontrollü erişim sağlamak, fiziksel arşiv alanını optimize etmek ve belediye hizmetlerinde şeffaflığı artırmaktır.

⚙️Sunulan Çözüm

• d-DAYSİS Dijital ve Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi Kurulumu: Tüm birimler için kapsamlı dijital arşiv altyapısı oluşturuldu.
• Veri Göçü: Daha önce kullanılan yazılımlardan 48 milyon belge ve 450.000 metre proje güvenli şekilde d-DAYSİS’e aktarıldı.
• e-İmar, e-Ruhsat ve İçişleri Bakanlığı Belediye Otomasyon Entegrasyonu: Ruhsat ve imar belgeleri doğrudan dijital sisteme aktarılacak şekilde entegre edildi; ayrıca, pilot ilçe olarak İçişleri Bakanlığı BBS sistemi ile uyumlu hale getirildi.
• OCR ve İndeksleme: Fiziksel belgeler taranıp dijital ortama aktarıldı, aranabilir ve kategorize edilebilir hâle getirildi.
• KVKK ve Veri Güvenliği: Kişisel ve hassas veriler, yetkisiz erişime karşı korunarak mevzuata uygun şekilde saklandı.
• Eğitim ve Danışmanlık Hizmeti: Belediye personeline sistemin etkin kullanımı için kapsamlı eğitim ve danışmanlık sağlandı.

Elde Edilen Kazanımlar

• Tüm arşiv süreçleri tek bir dijital platform üzerinden yönetilir hâle geldi.
• Fiziksel arşiv alanında optimizasyon sağlanarak kağıtsız ofis yapısına geçiş desteklendi.
• Belgeler arama, filtreleme ve raporlama işlemlerinde hızlı ve güvenli erişim imkânı sundu.
• e-İmar, e-Ruhsat ve BBS entegrasyonları ile belediye süreçleri otomatik, şeffaf ve denetlenebilir hâle geldi.
• KVKK ve ilgili mevzuata uygun, güvenli bir dijital arşiv oluşturuldu.

✅ Sonuç
Şahinbey Belediyesi, d-DAYSİS ile gerçekleştirdiği dijital arşiv projesi sayesinde arşiv yönetimini modern, güvenli ve verimli bir platforma taşımıştır. Belediyenin hizmet kalitesi yükselmiş, arşiv süreçleri standartlaşmış ve vatandaşlara daha hızlı hizmet sunma kapasitesi güçlenmiştir. Proje, Türkiye genelinde örnek bir dijital dönüşüm başarı hikayesi olarak kayıtlara geçmiştir.