KÜÇÜKÇEKMECE BELEDİYESİ

Küçükçekmece Belediyesi – Kurumsal Arşiv Düzenleme ve Standardizasyon Projesi

Projenin Amacı

Türkiye’nin en büyük ilçelerinden bir tanesi olan Küçükçekmece Belediyesi bünyesinde [ Yaklaşık 1.500.000 civarındaki arşiv dosyaları ve 70 Milyon Civarındaki belgeler]Merkez Arşiv ile Halkalı ve Sefaköy Şube Müdürlüklerine ait arşivlerin, kurumsal standartlara uygun şekilde düzenlenmesi, merkezi bir yapıda toplanması ve sürdürülebilir bir arşiv yönetim sisteminin kurulması amaçlanmıştır.

İhtiyaç ve Zorluklar

İlçenin hızlı büyümesi ve kurumsal faaliyetlerin artması sonucu arşiv hacmi önemli ölçüde büyümüş, farklı birimlerde dağınık halde bulunan belgelerin yönetimi zorlaşmıştır.

Ayrıca yapılan incelemelerde, ilçenin geçmiş idari yapılanması kapsamında Bakırköy Belediyesi’nden ayrılma sürecinde, farklı ilçelere ait arşiv dosyalarının yanlışlıkla Küçükçekmece Belediyesi arşivine devredildiği belirlenmiştir.

Bu kapsamda; Bakırköy, Esenler, Güngören, Bağcılar ve Bahçelievler ilçelerine ait yüzlerce dosyanın tespiti ve ayrıştırılması önemli bir operasyonel ihtiyaç olarak ortaya çıkmıştır.

⚙️ Sunulan Çözüm

Grup Şirketimiz tarafından , 2007–2008 yılları arasında yürütülen proje kapsamında, Merkez Arşiv ile Halkalı ve Sefaköy Şube Müdürlüklerine ait arşivler merkezi bir yapıda toplanmış ve tüm arşiv malzemeleri Standart Dosya Planına uygun olarak tasnif edilmiştir.

Proje kapsamında aşağıdaki çalışmalar gerçekleştirilmiştir:

• İmar, Muhasebe, Emlak Sicil, Yazışmalar, Emlak İstimlak ve Ruhsat arşivlerinin detaylı incelenmesi
• Tüm arşiv malzemelerinin envanterinin çıkarılması
• Dosya değişim işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Mükerrer dosyaların tek sicilde birleştirilmesi
• Müdürlüklere göre arşiv yerleşim düzeninin kurulması
• Arşiv malzemelerinin kutulanması ve etiketlenmesi
• Arşiv raf sistemlerinin tanımlanması ve yerleşim planının oluşturulması
• Tüm arşiv verilerinin yazılım ortamına aktarılması
• Yanlış devredilen dosyaların tespit edilerek ayrıştırılması ve arşiv bütünlüğünün sağlanması
• Yasal saklama süresini dolduran malzemelerin ayıklanması ve imha süreci için raporlanması

Elde Edilen Kazanımlar

Yürütülen çalışma sonucunda kurumun arşiv yönetimi süreçlerinde önemli iyileşmeler sağlanmıştır:

• Kurumsal arşiv düzeni standartlara uygun şekilde kurulmuştur
• Belge ve dosyalara erişim süresi önemli ölçüde hızlanmıştır
• Yanlış devredilen dosyalar tespit edilerek arşiv bütünlüğü sağlanmıştır
• Arşiv güvenliği ve izlenebilirlik artırılmıştır
• Kurumsal hafıza sistematik ve sürdürülebilir hale getirilmiştir
• Fiziksel arşiv yönetimi denetlenebilir ve yönetilebilir bir yapıya kavuşmuştur

Proje Kapsamı

Kurum: Küçükçekmece Belediyesi
Proje Dönemi: 2007 – 2008
Hizmet Türü: Kurumsal Arşiv Düzenleme ve Standardizasyon
Kapsam:

• Arşiv toplama ve merkezileştirme
• Standart Dosya Planına göre tasnif
• Envanter çıkarma
• Kutulama ve etiketleme
• Raf ve yerleşim planı oluşturma
• Veri aktarımı
• Ayıklama ve imha raporlama
• Kurumsal arşiv düzeni kurulumu

✅ Sonuç

2007–2008 yılları arasında yürütülen bu proje ile Küçükçekmece Belediyesi bünyesinde modern, güvenli ve standartlara uygun bir kurumsal arşiv altyapısı oluşturulmuş; arşiv yönetimi süreçleri sistematik, hızlı ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşturulmuştur.

Bu çalışma, büyük ölçekli belediye arşivlerinin standardizasyonu ve yeniden yapılandırılması konusunda başarılı bir uygulama örneği olarak kurumun kurumsal hafızasına değer katmıştır.