PYS GÜVENLİK | VAKIF BANK İŞTİRAKİ

YAYSİS v.03 Arşiv Yönetim Sistemi Projesi

Projenin Amacı

Kurumsal arşivlerin dijital dönüşümünü sağlamak, belgelerin güvenli ve hızlı yönetimini mümkün kılmak amacıyla YAYSİS v.03 Arşiv Yönetim Sistemi kurulumu ve kapsamlı bir arşiv düzenleme süreci başlatılmıştır. Proje, kurumların mevcut fizikî arşivlerini modern dijital altyapıya taşımayı hedeflemiştir.

Sunulan Çözüm

• YAYSİS v.03 Yazılım Kurulumu: Arşiv yönetimi için web tabanlı, kullanıcı dostu ve güvenli arayüz kurulmuş, tüm kullanıcı yetkilendirmeleri yapılandırılmıştır.
• Fiziki Arşivlerin Dijitalleştirilmesi: Kurum arşivinde bulunan tüm belgeler taranmış, dijital kopyaları oluşturulmuş ve güvenli bir şekilde sistem üzerinde depolanmıştır.
• İndeksleme ve OCR İşlemleri: Taranan belgeler sistemde indekslenmiş, metin tanıma (OCR) teknolojisi ile aranabilir hâle getirilmiştir.
• Eğitim ve Danışmanlık: Kurum personeline sistemin etkin kullanımı için eğitimler verilmiş ve arşiv süreçlerinin standardizasyonu için danışmanlık sağlanmıştır.

Elde Edilen Kazanımlar

• Fiziki belgeler güvenli dijital arşiv ortamına taşınarak kayıp ve hasara karşı korunmuştur.
• Belgeler arama ve erişim süreçleri hızlandırılmış, kullanıcılar istedikleri dokümanlara anında ulaşabilmektedir.
• İndeksleme ve OCR ile belgelerin içerik bazlı sorgulanabilmesi sağlanmış, bilgiye erişim maksimum verimlilikle gerçekleştirilmiştir.
• Arşiv süreçlerinde standartlaştırma ve kurumsal düzen oluşturularak sürdürülebilir bir arşiv yönetim yapısı kurulmuştur.
• Personel, yazılım ve süreçler konusunda eğitimli hâle gelmiş, sistemin tam kapasite ile kullanımı sağlanmıştır.

✅ Sonuç

YAYSİS v.03 Arşiv Yönetim Sistemi Projesi, kurumun arşivlerini modern dijital altyapıya taşımış, erişim hızını ve güvenliğini artırmış, belgelerin aranabilirliğini ve yönetimini kolaylaştırmıştır. Eğitim ve danışmanlık desteği ile proje, hem teknolojik dönüşümü hem de kurumsal arşiv süreçlerinin etkinleşmesini sağlamıştır.