DARULACEZE BAŞKANLIĞI

Darülaceze Başkanlığı – Tarihi Belgeler ve Arşiv Yönetim Sistemi Projesi

Projenin Amacı

Türkiye’nin en köklü sosyal hizmet kurumlarından biri olan Darülaceze Başkanlığı, yüz yılı aşkın geçmişe sahip tarihi belgeler, aceze dosyaları, İK dosyaları, kararlar, mali hizmet dosyaları ve diğer birimlere ait arşiv malzemeleri ile zengin bir arşive sahiptir.

Kurumsal arşiv yönetiminin dijital ortama aktarılması, belgelerin korunması, hızlı erişim sağlanması ve sürdürülebilir bir dijital arşiv altyapısının oluşturulması amacıyla kapsamlı bir Dijitalleştirme ve Arşiv Yönetim Sistemi Projesi başlatılmıştır.

İhtiyaç ve Zorluklar

Arşivdeki belgeler, 100 yıldan daha eski ve hassas materyallerden oluşmaktadır. Tarihi dokümanların fiziksel ortamda korunması zordur; ayrıca belgelerin birimlere göre sınıflandırılması ve standartlara uygun bir arşiv düzeni oluşturulması gerekmektedir.

Proje kapsamında, hem tarihî belgelerin korunması hem de kurumsal belgelerin dijitalleştirilmesi için özel önlemler alınmıştır.

Sunulan Çözüm

Projede, belgelerin hassasiyetine uygun olarak tüm süreçler titizlikle yürütülmüştür:

• Tarihi belgeler ve aceze dosyaları özel olarak sınıflandırılmış ve korunması sağlanmıştır
• 100 yıldan daha eski dokümanlar zarar görmeyecek şekilde dijitalleştirilmiştir
• İK dosyaları, karar defterleri, mali hizmet dosyaları ve diğer birimlere ait belgeler standartlara uygun şekilde taranmıştır
• Dijitalleştirilen belgeler d-DAYSİS | Dijital ve Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi’ne aktarılmıştır
• Her belge için barkotlama, envanter çıkarma ve konumlama işlemleri gerçekleştirilmiştir
• Fiziksel arşiv düzeni yeniden yapılandırılmış, dosyaların güvenliği ve erişim kolaylığı sağlanmıştır
• Kullanıcı eğitimi verilerek sistemin etkin kullanımı sağlanmıştır

Elde Edilen Kazanımlar

• 100 yılı aşkın tarihî belgeler dijital ortamda korunmaya alınmıştır
• Arşivdeki belge ve dosyalara erişim süresi önemli ölçüde hızlanmıştır
• Kurumsal arşiv standartlara uygun olarak modern bir yapıya kavuşmuştur
• Verilerin bütünlüğü ve izlenebilirliği sağlanmıştır
• Kurumsal hafıza güvence altına alınmıştır
• Dijital arşiv altyapısı sürdürülebilir şekilde işletilmeye başlanmıştır

Proje Kapsamı

Kurum: Darülaceze Başkanlığı
Hizmet Türü: Tarihi Belgeler ve Kurumsal Arşiv Dijitalleştirme
Kapsam:

• Tarihi belgelerin hassas dijitalleştirilmesi
• Aceze dosyalarının, İK dosyalarının ve mali belgelerin taranması
• Karar defterlerinin dijital arşive aktarılması
• Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi kurulumu ve yapılandırılması
• Barkotlama, envanter çıkarma ve konumlama
• Fiziksel arşiv düzeninin standartlara uygun hale getirilmesi
• Kullanıcı eğitimi ve sistem kullanım kılavuzları

✅ Sonuç

Proje tamamlandığında, Darülaceze Başkanlığı arşivi, 100 yılı aşkın belgeleri ve kurumsal dokümanlarıyla birlikte güvenli, erişilebilir ve sürdürülebilir bir dijital arşiv yapısına kavuşmuştur.

Tarihi belgelerin korunması ve modern arşiv yönetimi sayesinde, hem kurum içi belge yönetimi hızlanmış hem de Türkiye’nin en önemli tarihi sosyal hizmet arşivlerinden biri gelecek nesillere güvenle aktarılmıştır.