Kitle iletişim araçları bilgileri en hızlı tüketen araçlardır. Bu nedenle kendine has bilgi üretim süreci, belge üretim süreci, bilgi-belge kullanım süreci, arşivleme süreçleri ve yeniden kullanım süreci vardır. Bu süreçler üzerinde meseleye yaklaşıldığında iki husus ön plana çıkmaktadır. Birincisi medyatik malzemenin oluşturulması, ikincisi ise kullanılmasıdır.

Klasik arşivlere nazaran medya arşivi denildiğinde aklımıza gelen ilk unsurlar, fotoğraflar, DİA’lar, negatif filmler, OPAC’lar, video ses ve görüntü bantları, buroşürler, tasarım çıktıları, afiş ve bilbordlar, e-yayınlar gibi hususlar gelmektedir. Kullanım yaygınlığı bakımından en çok fotoğraflar ve videolar başı çekmektedir.

Medya malzemesinin üretilme gayesi ile klasik arşivlerin üretilme gayesi arasında bir fark bulunmamaktadır. Ancak üretim aletleri bakımından (tarihsel süreç içerisinde çok farklıklar gösterse bile)  aşağı yukarı aynı teknolojik düzlemde ilerleme göstermektedir.

Mesele arşivcilik boyutu ile ele alındığında, yapılacak işlemler aynı olmakla birlikte, malzemeyi yönetme ve organize etme hususunda aletleri kullanma, içeriği yönetme, seçme, arşivleme, tasnifleme, indeksleme, tekrar kullanma gibi hususlarda belli başlı uzmanlıklar gerektirmektedir. Aynı uzmanlık Medya Arşivlerine yöneten programlarda da büyük bir ihtiyaç olarak ortaya çıkmaktadır. 

Genel olarak medya arşivi yönetim programlarında şu hususların bulunması medya arşivini yönetmede kolaylıklar sağlayacaktır.

Birinci husus sağlam bir veri tabanı yapısının olması gerekliliğidir. İçeriği kolay yönetebilmek için de ilişkisel veri tabanı olması neredeyse olmazsa olmaz şarttır.

Diğer bir husus ise esnek bir mimari yapıya sahip olması gerekliğidir. Her kurumun kendine has yapısı ve dinamikleri vardır. Hem kurumsal yapısını hem de işleyiş dinamiklerinin medya arşivinin tasnif ve kullanımına uygun olması gerekir.

Çok önemli diğer bir husus ise arşivlik malzemenin tanımlama kriterleri. Arşivcilikte üst veri, veri kalıbı, data, belge, dosya gibi çeşitli ad ve yönetim kalıp ve ihtiyaçlarını karşılaması gerekir. Ayrıca bu yönetim ve ihtiyaçların her birinin kendi içinde dağınık ta olsa standartları mevcut.

Medya ortamındaki malzemeler denildiğinde akla ilk gelen durum, hepsinin dijital ortamda yönetildiği varsayımıdır.  (eğer dijital ortamda değil ise uygun alet ve formatlarda dijitale aktarımı da ayrıca bir uzmanlıktır) bu varsayımdan hareket edildiğinde karşımıza sürekli kopyalama, kesme, bölme, yeni obje üretme, kolay ve hızlı paylaşma gibi durumlar ortaya çıkmaktadır. Bütün bu durumları ve daha fazlasını yönetme kabiliyetinin olması gerekmektedir.

Bir sonraki yazımızda medya arşivlerinde dijital dönüşüm ve koruma hususlarını ele alacağız.