Türkçe’de “arşiv”, İngilizce’de “archives”, Fransızca’da “archives”, Almanca’da “archiv”, Arapça’da “arşif” olarak kullanılan kavram Latince “archivum”dan gelmekte ve resmî daire, belediye sarayı anlamı taşımaktadır. Ancak Batı’da arşiv kelimesi, bu mânâda kullanılmakla beraber ülkemizdeki arşiv kavramının ifade ettiği karşılık (belge tutma)  “record”dur. Osmanlı Devletinde ise “hazîne-i evrak”, “mahzen”, “tomruk”, “defter” gibi kullanımları mevcuttur ancak bu günkü arşiv kavramına karşılık kullanımı “hazine-i evraktır”.  Arşiv kelimesi, kelimenin kendisinden çok kavramsal ifadesi ve fonksiyonları itibari ile daha başka birçok kelime ve kavramı doğrudan çağrıştırmaktadır. Bu çağrışımın temel kaynağı, arşivin icrâ ettiği fonksiyondan gelmektedir.

Yazının icadı, arşivleme ihtiyacından doğmuştur. Ya da yazı icad edilince arşivleme ihtiyacı doğmuştur. Hangi önermeyi öncelerseniz önceleyiniz, arşivleme faaliyetinin yazının icadı ile başladığı sonucuna varılacaktır. Bu durum, bizi insanoğlunun yeryüzündeki serüveni ile arşivlerin ve arşivciliğin serüveninin eşzamanlı gittiği gerçeğine ulaştırır. Akkadlı 1. Saragon’un kil tabletlere yaptığını biz bu gün dijital ortamda yapıyoruz. Bu tarihî süreçte arşiv; taşa, kil tabletlere, kemiklere, derilere, papirüslere yazılan yazılara kadar her şeyi her şekilde kaydetmiştir. Bu süreçte tahtı hiç sallanmadan gelen arşiv unsuru, kâğıtlara yazılan kayıtlardır. Dijital ortam, kâğıdın tahtını zorlasa bile daha uzun bir süre daha kâğıt, arşivlemede önemli bir unsur olarak varlığını devam ettirecektir.

Öyle ise arşiv nedir?

Arşiv, insanoğlunun bilinen tarihi kadar eski ve insanoğlunun bilinen tarihi kendisinde kayıtlı olan eskimez bir meslektir.

Önce resmî tanıma  bakmakta fayda var. 3473 sayılı “Muhafazasına Luzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun”un 2. maddesi A bendinde arşiv, “Türk devlet ve millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk milletinin geleceğine tarihî, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, plâk, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzeme” olarak tarif edilmiştir.

Bu tarifte öne çıkan bazı noktalara değinmekte fayda vardır.

1. “Devlet ve millet hayatını ilgilendiren”

Bu ibarenin dışında kalma ihtimali olan herhangi bir arşivlik malzeme görmek, neredeyse imkânsızdır. Bu nedenle bir sınırlama olması gereği doğmuştur. Bunun için devlet, arşivlik malzeme için 15, 30 ve 101 yıl gibi zaman tahditleri koyarak ilk sınırlamayı getirmiş ve muhafazasını şart koşmuştur.

2. “Türk Milletinin Geleceğine tarihî, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler… ”

Bu ifade, arşivlerin geçmişten gelen malzemenin gelecek için muhafaza edilen bir kurum olduğunun vurgusudur.

3. “Devlet hakları ve milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan”

Bu cümleden anlaşıdığı üzere, arşivler belgelemeye, ispata yarayan unsurlardan oluşur. Belgeleme ve ispat hususu, adlî süreçleri ve bu süreçlerin daha fazlasını ihtivâ eder.

Resmî tarifte son olarak arşivlik malzemelere örnekler zikredilmiştir.

Bu resmî tarife ve yukarıda yapılan izahâta binâen arşiv, “Bulundukları ortam ve biçimlere bakılmaksızın kurum, kuruluş ve şahısların, gerçek ve tüzel kişiliklerde gördükleri hizmet, yaptıkları iş ve işlemler sonucu meydana gelen ve bir maksatla saklanan her türlü kayıt”tır. Sözkonusu hizmeti kurumlarda veren birime ve sözkonusu kayıtların bulunduğu binaya da “arşiv” denir.

Arşivde malzemenin bulunduğu ortam ve biçime bakılmaz. Arşiv, Orhun Abideleri’nden günümüzde e-imzaya kadar gelinen süreçteki her malzemeyi kapsar.

Gerçek ve tüzel kişi ifadesinden maksat, kamu arşivlerinin yanısıra özel arşivlerin de varlığını belirtmek içindir.

Gördükleri hizmet, iş ve işlemin önemine de dikkat çekmek gerekir. Sırf arşiv olsun diye arşiv yapılmaz, muhafazası gerekli olmayan malzeme, arşivlenmez.

Arşivin bu tarifler dışında da güzel ve kapsayıcı tarifleri yapılmıştır. Değişen şartlar ve gelişen teknoloji, arşivlerin ana maksatlarında bir değişiklik yapmasa da ortam, biçim, içerik ve söylemlerinde değişiklik yapılmasına neden olmaktadır.

“Arşiv nedir?” sorusunun cevabı, arşivin temel gaye ve fonksiyonunda gizlidir.

Arşivin temel gayesi, dünün ve bugünün kaydının yarınlar için tutulmasıdır.

Unutmayalım ki; arşivler, dün bugün yarın düzleminde içinde insanın olduğu ve ilişkilendiği her şeyi kapsadığı için önemlidir.

Savaş SONGUR®

Arşiv Uzmanı